Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется для Вас

Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется для Вас

Увольнение работника, отгулявшего отпуск авансом: можно ли удержать переплату?

В организации участились случаи, когда работникам предоставляется отпуск авансом, после чего они увольняются. Как производить удержания? Возможно ли перед предоставлением отпуска авансом брать с работника письменное согласие, что при увольнении работника из выплачиваемых ему сумм работодатель может произвести удержание за все неотработанные дни отпуска? Если нет, то как отказать работнику в предоставлении отпуска авансом по графику отпусков?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В данном случае работодатель не вправе удержать свыше 20% заработной платы, причитающейся работнику. Соглашение или другой документ, в котором будет зафиксировано обязательство работника вернуть работодателю остальную часть задолженности по отпускным, не имеет смысла, так как правовых последствий такой документ нести не может.

Работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком.

Обоснование позиции:

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2006 N 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж.

Работодатель вправе произвести удержание при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 части первой ст. 77 или п. 1, 2 или 4 части первой ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ (абзац пятый части второй ст. 137 ТК РФ).

Как мы поняли из вопроса, в приведенной ситуации основания увольнения работников к таким основаниям не относятся. Значит, при расторжении договора работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска.

Есть мнение, что установленные ст. 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений. Поэтому сумма, которую работодатель вправе удержать с работника за неотработанные дни отпуска при увольнении, ограничена только самой суммой выплат при увольнении (смотрите, например, определение Верховного Суда Республики Хакасия от 16.10.2018 N 33-2690/2018, определения Нижегородского облсуда от 05.06.2018 N 33-6524/2018, Волгоградского облсуда от 26.04.2018 N 33-6322/2018, Верховного Суда Республики Крым от 29.03.2017 N 33-2022/2017, Суда ЯНАО от 16.03.2017 N 33-569/2017, Курганского облсуда от 21.02.2017 N 33-698/2017, Верховного Суда Республики Мордовия от 26.07.2016 N 33-1776/2016).

Мы же придерживаемся позиции, что установленные статьей 138 ТК РФ ограничения распространяются и на сумму окончательного расчета при увольнении. Иными словами, работодатель не вправе удержать из последней выплаты всю сумму задолженности перед ним, если она превышает 20% причитающейся суммы. Аналогичные разъяснения содержат письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142 и консультации с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ” (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 ). Примеры такого подхода имеются и в судебной практике (смотрите, например, определения Свердловского облсуда от 09.10.2018 N 33-17887/2018, Суда ХМАО от 20.02.2018 N 33-1346/2018, Ярославского облсуда от 11.05.2017 N 33-3207/2017, Суда Еврейской автономной области от 03.06.2016 N 33-345/2016, Пензенского облсуда от 20.12.2011 N 33-3297).

Таким образом, на наш взгляд, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При этом превысить этот размер работодатель не вправе даже с согласия работника (смотрите также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”). В ситуации, если начисленных сотруднику при увольнении сумм недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, то оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет.

Если же работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в определении от 25.10.2013 N 69-КГ13-6. Это определение включено в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 г. (п. 5 раздела “Судебная практика по гражданским делам”)*(1).

Раньше у работодателя был шанс взыскать с работника сумму за неотработанные дни отпуска, поскольку вопрос являлся спорным и иногда суды удовлетворяли подобные иски (смотрите, например, определение Новгородского областного суда от 07.08.2013 N 33-1145/2013; определение Кировского областного суда от 11.07.2013 N 33-2465/2013).

Теперь рассчитывать на это не приходится. Поскольку вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, включен в обзор судебной практики Верховного Суда РФ, он является обязательным для всех судов общей юрисдикции.

Если работник дал письменное обязательство, что в случае увольнения в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил, взыскать отпускные в судебном порядке все равно не получится. Наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не указано в законе в качестве самостоятельного основания для их принудительного взыскания (определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

В отношении предоставления отпуска “авансом” отметим следующее. Как следует из частей первой и четвертой ст. 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно; отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Из данных норм следует, что в каждом рабочем году должен предоставляться один отпуск за этот рабочий год.

Возможности предоставления отпуска авансом, то есть до начала того рабочего года, за который он положен, трудовое законодательство не предусматривает (смотрите определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017, решение Новоильинского районного суда г. Новокузнецка Кемеровской области от 22.03.2017 N 2-325/2017, решение Октябрьского районного суда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 27.07.2016 N 2-4793/2016, определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.12.2012 N 33-16777/2012, определение Нижегородского областного суда от 17.08.2010 N 33-7171, а также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

По смыслу ст. 122 и ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года. То есть отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем, но не может быть предоставлен до начала того рабочего года, за который он положен*(2).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ).

При этом трудовое законодательство не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не относятся к категориям лиц, имеющим право на предоставление отпуска в удобное для них время или в конкретные сроки*(3).

Соответственно, при составлении графика отпусков необходимо соблюсти условие, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был предоставлен в текущем рабочем году, при этом работодатель вправе планировать предоставление отпусков с учетом отработанного работниками в этом рабочем году времени.

Составленный и утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). Поэтому работник должен уйти в отпуск именно в сроки, установленные графиком. Работодатель, в свою очередь, не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска, запланированного графиком, или в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную графиком дату предоставления отпуска, в том числе ссылаясь на производственную необходимость (смотрите, например, определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 N 33-1928/2015).

В то же время закон не запрещает изменять установленное графиком время использования отпуска, если стороны достигнут соответствующей договоренности (определение Московского городского суда от 26.03.2015 N 33-5833/15).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

26 сентября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Позиция суда основана на том, что действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска. Согласно части четвертой ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. В силу же п. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения не только заработная плата, но и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Эти положения закона согласуются с нормами международного права и содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы.

*(2) Первый рабочий год начинается в день приема сотрудника на работу и заканчивается по прошествии 12 месяцев, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ, смотрите также письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Затем каждые следующие 12 месяцев, включаемых в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (“отпускной” стаж), образуют новый рабочий год. В случае если в течение рабочего года у работника имеются периоды, перечисленные в части второй ст. 121 ТК РФ, то есть периоды, не включаемые в отпускной стаж, окончание этого рабочего года “сдвигается” на количество дней, не входящих в отпускной стаж.

*(3) Трудовое законодательство не содержит и норм, позволяющих работодателю предоставлять ежегодный отпуск (кроме дополнительного отпуска за работу во вредных или опасных условиях – часть третья ст. 121 ТК РФ) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Читать еще:  Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства для Вас

Работник отгулял отпуск авансом и увольняется

Что делать, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется? Согласно положениям действующего законодательства, наемные специалисты ежегодно получают право на 28 дней отдыха, когда за ними сохраняется заработная плата и занимаемая позиция.

Отпускной период предоставляется спустя полгода с момента трудоустройства гражданина к работодателю (ст. 122 ТК РФ). Нормы права не запрещают сторонам договориться об особых условиях. Однако в таком случае организация несет финансовые и налоговые риски. Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, с него окажется проблематично взыскать ранее выплаченные отпускные в полном объеме.

Общие правила предоставления отпусков

В общем случае, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Этот период увеличивается для отдельных категорий специалистов, обозначенных Кодексом и федеральным законодательством, например, лиц, занятых на вредных производствах или работающих в условиях Крайнего Севера.

По закону отдых предоставляется после того, как специалист отработает у работодателя полгода (ст. 122 ТК РФ). Однако сторонам не запрещается согласовать другие условия, улучшающие положение сотрудника. В статье указано, что фирма не вправе отказать в предоставлении «преждевременного» отпуска следующим категориям граждан:

  • женщинам «в положении»;
  • несовершеннолетним сотрудникам;
  • усыновителям детей до 3-х месяцев;
  • иным категориям лиц, поименованным в федеральных законах.

Предоставление «преждевременного» отпуска происходит в общем порядке. Специалисту перечисляют отпускные за три дня до начала отдыха, издают кадровый приказ, который визирует руководитель компании и сам сотрудник.

Удержание излишне выплаченных сумм

Если отдохнувший специалист возвращается на рабочее место и продолжает трудовую деятельность, проблем у нанимателя не возникает. Ситуация выходит из-под контроля, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. Получается, что ему были перечислены лишние денежные средства, которые предприятию нужно вернуть.

Можно ли удержать неотработанные отпускные из заработной платы? Действующее законодательство ограничивает права нанимателя в этом вопросе. Согласно положениям статьи 137 ТК РФ, компания вправе взыскать не более 20% от выплат специалисту (в случае увольнения – от суммы окончательного расчета). Эта доля определяется из «очищенного» от НДФЛ дохода специалиста.

Также в с статье 137 ТК РФ перечисляются ситуации, в которых работодатель лишается права удерживать переплату. К их числу относятся следующие основания для увольнения:

  • сокращение штата;
  • ликвидация юрлица;
  • призыв специалиста на службу в армию;
  • смерть сотрудника или его нанимателя-физлица;
  • чрезвычайные обстоятельства, делающие невозможным продолжение трудовых правоотношений (например, природные или техногенные катастрофы);
  • невозможность продолжения трудовой деятельности по медицинским показаниям и т.д.

Для удержания излишних отпускных в размере 20% от окончательного расчета работодатель не обязан получать согласие наемного специалиста. Издается приказ, подписываемый руководством организации, на основании которого производится взыскание.

Остальная сумма переплаты может быть погашена исключительно по доброй воле гражданина, подтвержденной его собственноручным заявлением. Если работник против, придется смириться с убытками: судебная практика демонстрирует, что у работодателей нет оснований для истребования переплаты.

Нужно ли корректировать налоговые выплаты

Также на практике возникает вопрос, что делать с отчетностью по НДФЛ и страховым взносам, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. Согласно разъяснениям ФНС, счетная ошибка отсутствует, если на момент, когда специалист уходил в отпуск, бюджетные платежи с его дохода были рассчитаны правильно. Это означает, что коррективы в учете истекшего периода не делаются, а суммы, удержанные из зарплаты сотрудника, уменьшают базу для исчисления размера подоходного налога.

Аналогичная логика действует в отношении страховых взносов. Работодатель не вносит изменения в расчеты прошлого периода, потому что в них нет ошибок. Он уменьшает базу для исчисления взносов за текущий месяц на величину удержаний из окончательного расчета увольняемого.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

  • Островская Альбина | эксперт по бухучету и налогообложению

И ногда отпуск предоставляется, так сказать, авансом, с расчетом на то, что впоследствии сотрудник отработает использованные им дни отпуска. Но что делать, если он, не отработав свой отпуск до конца, решает уволиться?

Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. По общему правилу, продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно (ст. 115 ТК РФ).

Если сотрудник недавно устроился к ИП, то право на использование отпуска за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше (ст. 122 ТК РФ). Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, даже если рабочий год полностью им не отработан. В этом случае предполагается, что неотработанные дни ­использованного отпуска сотрудник впоследствии отработает.

Но что делать, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха? Должен ли сотрудник вернуть часть отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска? Давайте разберемся.

Удержать можно из окончательного расчета

Коммерсант может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ему дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или снятия с учета).

Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.

Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Оставшийся долг – в добровольном порядке

А если 20% от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь долг по отпускным?

Единственное, что работодатель может сделать, так это попросить работника погасить оставшуюся сумму долга добровольно. Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет ­необходимую ­сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.

При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой. Но ИП обязательно должен получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения ст. 138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга? Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд?

К сожалению, шансов на это мало. В большинстве случаев суды считают, что работодатель не может взыскать в судебном порядке с работника сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 05.02.2014).

Поэтому если ИП решает не обращаться в суд, то у него два варианта. Первый – оставшуюся часть долга он прощает сотруднику. Второй – сумма долга «висит» в учете до тех пор, пока не истечет срок исковой давности. Второй вариант более выгоден с точки зрения ­налогообложения, но об этом подробнее скажем чуть ниже.

Рассчитываем лишнюю часть отпускных

Сначала поясним, как рассчитать излишек отпускных. Чтобы понять, какая часть отпускных является лишней, необходимо определить количество неотработанных дней отпуска. Для этого нужно рассчитать число дней отпуска, которое приходится на отработанный в последнем ­рабочем году период времени.

При подсчете сроков работы, дающих право на отпуск, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки свыше половины месяца округляются до полного месяца. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Петров А.И. был принят юристом на работу 14.01.2016. Спустя 2 месяца работы Петрову А.И. был предоставлен отпуск на 14 дней. А 20.05.2016 он уволился.

В данном случае его стаж, дающий право на отпуск, составляет 4 месяца и 7 дней. Излишек составляет 7 дней, что меньше половины месяца, поэтому в дальнейших расчетах он не учитывается.

Таким образом, отпускной стаж Петрова А.И. равен 4 месяцам.

Далее определяем количество дней отпуска, приходящихся на отработанное время. Для этого количество дней отпуска, положенных ­работнику за год (28 дней) делим на 12 и умножаем на отпускной стаж.

При этом может получиться не целое число. В таком случае полученный результат можно округлить до целого числа, но только не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17). Такой порядок лучше закрепить в ­локальном нормативном акте организации.

Воспользуемся условиями Примера 1.

Количество отработанных Петровым А.И. дней отпуска определяется так:

28 дн. / 12 мес. × 4 мес. = 9,33.

Как видим, в результате расчета получилось не целое число. В данном случае можно округлить это число до целого в пользу работника. Тогда ­получится, что ­количество отработанных дней отпуска у Петрова А.И. составит 10 дней.

Затем рассчитываем неотработанные дни отпуска. Для этого из количества использованных дней отпуска вычитаем количество ­отработанных дней отпуска.

Читать еще:  Отпуск авансом за следующий год для Вас

Из условий Примера 1 видно, что Петрову А.И. был предоставлен отпуск на 14 дней. Учитывая, что количество отработанных дней отпуска составило 10 дней, 4 дня (14 дн. – 10 дн.) являются «незаслуженными». А значит, отпускные за эти 4 дня ИП может удержать из «увольнительных» выплат Петрова А.И.

При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.

Нужно ли корректировать налоги?

Суммы ранее выплаченных работнику отпускных ИП включает в доходы, удерживает с них НДФЛ и начисляет страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?

Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить ­исправления в налоговый учет того периода не нужно.

Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это ­подтверждают (см. письмо ­Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № ­1376-19).

С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. ИП не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, ИП правильно удержал и перечислил в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном ­отчетном периоде отпускных.

Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных ­отпускных.

Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя коммерсанта с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Пошаговая инструкция по расчету и порядок удержания отпуска использованного авансом, при увольнении работника

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется отпуск по истечении 6 месяцев работы. Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

  • Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
  • Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
    1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
    2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
    3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

  1. Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
  2. Прекращение действия организации или ИП;
  3. Сокращение численности или штата работников;
  4. Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
  5. Увольнение в связи с призывом в армию;
  6. Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
  7. Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
  8. Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

    Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных. Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь https://otdelkadrov.online/7504-skolko-dnei-otpuska-polagaetsya-za-odin-mesyats-raboty-primery-raschetov

Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.
Издание приказа на удержание. В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.

В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Отпуск авансом при увольнении

Что делать если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется?

Окончание трудовых взаимоотношений подразумевает полный расчет с увольняющимся. В расчетные выплаты входят заработная плата за отработанный период, а также компенсация за отпуск. В случаях, когда отпускные выплаты производились авансом, необходимо произвести удержание, из произведенных работнику начислений. Данное право работодатель приобретает на основании закона закрепленного в статье 137 ТК РФ.

Для возврата отпускных, выплаченных заранее, необходимо придерживаться законодательных норм. Работодатель должен знать, что есть случаи, когда произвести взыскание выданной компенсации невозможно.

В этот перечень входят следующие случаи:

  • Ликвидация организации;
  • Производимые на предприятие сокращения;
  • При смене руководящего состава из-за перемены собственника фирмы;
  • В результате смерти сотрудника;
  • Призыв в армию;
  • Получение нерабочей группы инвалидности.

Данный перечень не окончателен, он включает в себя лишь самые распространенные основания.

К слову, о том, как удерживается НДФЛ с аванса в 2018 году (какие изменения в законе), написано в этом материале.

Возврат отпускных при увольнении работника отгулявшего отпуск авансом в 2018

Работодатель должен при удержании обращать внимание на содержание статьи 138 ТК. В ней идет речь о максимальных размерах удержаний, за использованный авансом отпуск.
При увольнении, наниматель вправе удержать лишь незначительную часть начисленного к выплате – пятую часть. В отдельных случаях можно производить удержание половины начисленной суммы.

Сотрудник имеет право добровольно вернуть разницу сумм на счет организации. Бухгалтеру не стоит забывать, что добровольный возврат влечет за собой полный перерасчет НДФЛ.

О том, как проводятся удержания из заработной платы в 2018 году (по ст 137 ТК РФ), рассказано .

Расчет компенсации за использованный отпуск авансом при увольнении

Для расчета взыскания выплаченной ранее компенсации бухгалтер должен иметь под рукой следующие данные:

  • Дату начала и конца отпускного периода увольняющегося;
  • Количество положенных дней отдыха данному сотруднику;
  • Количество отгулянных дней;
  • Рассчитанный среднедневной показатель дохода за последние два года.

Имея данные показатели не сложно рассчитать необходимую к уплате компенсацию. Для этого проводим следующие расчетные действия:

  • Выясняем разницу между количеством отгулянных дней и положенными за отработанный период днями;
  • Полученную разницу умножаем на среднедневной показатель.

Посчитанная сумма сравнивается с суммой начисленных выплат. Следует помнить о законном барьере для вычислений.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении – НДФЛ за удержания

В случаях, когда работник добровольно возвращает переплаченные ему деньги за отгулянный отпуск, бухгалтер обязан произвести ряд действий.

Возвращенные деньги на счет предприятия автоматически прекращают быть начисленным доходом сотрудника. Соответственно все взятые с него налоги за эту сумму следует вернуть. Организация также имеет право вернуть себе средства уплаченные за НДФЛ.

Читать еще:  Дополнительный отпуск военнослужащим для Вас

Для этого производиться перерасчет выплат и документы направляются в налоговые органы, которые впоследствии возвращают эти средства.

Правильность расчетов при увольнении позволяет нанимателю избежать ненужных судебных разбирательств. По судебной статистике такие дела не имеют положительной динамики при рассмотрении.

Отпуск за прошлый год

В соответствии со ст.ст. 94 и 97 УВС ВС РФ в каждой воинской части начальником штаба разрабатывается, а командиром воинской части утверждается график отпусков военнослужащих.
В гл. 6 Инструкции по организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации*(10) «Порядок предоставления военнослужащим отдельных видов отпусков и учета служебного времени и времени отдыха» о сроках предоставления основного отпуска ничего не говорится.
Таким образом, нормативным актом, наиболее подробно регламентирующим порядок предоставления основного отпуска военнослужащему, является Положение о порядке прохождения военной службы (ст. 29). Как видно, по общему правилу основной отпуск за соответствующий год должен быть предоставлен военнослужащему в этом календарном году (ст. 11 Федерального закона «О статусе военнослужащих») либо в первом квартале будущего года (ст. 29 Положения о порядке прохождения военной службы), как правило, согласно графику отпусков.

Ни в одном из приведенных выше нормативных правовых актов не сказано про рапорт военнослужащего о предоставлении ему отпуска. Следовательно, этот служебный документ не является обязательным, его наличие или отсутствие не влияет на обязанность командования предоставить отпуск подчиненному. И в конечном счете право на отдых военнослужащего не носит заявительного характера.

Военная коллегия Верховного Суда Российской Федерации, указав, что п. 14 ст. 29 указанного Положения предоставляет военнослужащему дополнительное время (первый квартал следующего года) на использование ежегодного отпуска и никоим образом не ограничивает его право на использование основного и (или) дополнительного отпуска. Более того, данная норма предполагает обязанность командира предоставить отпуск за истекший год военнослужащему, проходящему военную службу по контракту, в первом квартале следующего года.
Конституционный Суд Российской Федерации также счел п. 14 ст. 29 Положения о порядке прохождения военной службы направленным на защиту конституционного права военнослужащих на отдых и не нарушающим прав военнослужащих*(13).

В случае непредоставления военнослужащему основного отпуска или его части за прошлые годы рекомендую обращаться с жалобами в военную прокуратуру или к вышестоящему командованию. При рассмотрении обращения факт нарушения прав военнослужащего будет установлен, а отсутствие оснований применения процессуальных сроков повлечет неизбежность восстановления прав человека.

По моему мнению, не будет являться нарушением закона предоставление военнослужащему неиспользованного своевременно отпуска в последующие годы.ТК РФ, например, допускает перенесение основного отпуска в случае исполнения работником в периодотпуска государственных обязанностей (ст. 124 ТК РФ), предоставление неиспользованного отпуска в следующем году (ст. 125 ТК РФ), а также замену части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ) или выплату денежной компенсации за все неиспользованные отпуска при увольнении (ст. 127 ТК РФ). И хотя положения указанных статей ТК РФ на военнослужащих не распространяются, они распространяются на государственных гражданских служащих. А из принципа единства правовых и организационных основ государственной службы, предполагающего законодательное закрепление единого подхода к организации государственной службы*(21) следует, что право на отпуск военнослужащих не подлежит ограничению в гораздо большем объеме.

Алгоритм действий. Сотрудник, отгулявший отпуск авансом, увольняется

Газета «Учет. Налоги. Право» № 30/2009

Наталья Цацкина, эксперт «УНП»

По согласованию с руководством принятый сотрудник может уйти в отпуск авансом. То есть когда ему предоставили больше дней, чем он успел «заработать». Если впоследствии такой работник уволится из организации до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск, часть неотработанных отпускных придется удержать из зарплаты. Алгоритм действий следующий.

1. Пересчитать сумму ранее выплаченных отпускных

Чтобы определить величину отпускных, которые работник должен вернуть компании, сначала понадобится посчитать заработанные дни отпуска. Для этого находят количество полностью отработанных в компании месяцев (в целых числах): остаток – 14 дней и менее отбрасывают, а 15 дней и более округляют до целого месяца. Результат умножают на 2,33 (28 дн./ 12 мес.).

Затем из дней фактически предоставленного отпуска вычитают дни отработанного отпуска. В результате находят время, отпускные за которое необходимо удержать из зарплаты сотрудника при увольнении. Сумму, которую удерживают, определяют исходя из среднедневного заработка, на основании которого были рассчитаны отпускные.

2. Издать приказ на удержание из зарплаты сотрудника

Чтобы удержать отпускные из зарплаты, необходимо издать соответствующий приказ. Увольнение работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, является достаточным основанием для удержания. Согласия работника не требуется (ст. 137 Трудового кодекса). Поэтому по общему правилу на приказе об удержании из зарплаты отметка о согласии сотрудника не обязательна.

Вместе с тем в статье 138 Трудового кодекса установлено, что сумма удержаний не должна превышать 20 процентов от выплачиваемой зарплаты. Бытует мнение, что это ограничение в данном случае не применяется, поскольку в статье 138 речь идет о ежемесячных удержаниях, а не об окончательном расчете при увольнении. Но поскольку однозначно такой вывод из Трудового кодекса не следует, безопаснее получить письменное согласие сотрудника, если удерживают более 20 процентов. А бывает, что удерживать отпускные просто не из чего. Тогда сотруднику стоит предложить внести «излишек» через кассу. Если добровольно это сделать он не пожелает, то вернуть деньги можно только через суд.

3. Отразить пересчет отпускных в учете и отчетности

В рассматриваемой ситуации переплата отпускных не является ошибкой компании. Поэтому уточнять налоговую отчетность не нужно. В декларации по налогу на прибыль сумма переплаченных отпускных включается во внереализационные доходы (письмо УФНС России от 11.01.07 № 21-08/001467@). В отчетности по ЕСН и пенсионным взносам на сумму переплаченных отпускных уменьшается налоговая база того периода, в котором их удерживают (письмо Минфина России от 06.03.07 № 03-04-06/02/38).

На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, уменьшают НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении.

В бухучете суммы отпускных за неотработанные дни сторнируются.

>Как удержать выплаченные авансом отпускные при увольнении

Отгуляв отпуск авансом, работник увольняется: как удержать излишне выплаченные отпускные и заплатить налоги

Ежегодный оплачиваемый отпуск полагается за фактически отработанное время. Но трудовое законодательство не запрещает предоставить отпуск авансом, то есть до того момента, когда у работника возникнет соответствующее право. Сотрудник должен будет отработать «авансовые» дни отпуска.

Мнения юристов о том, может ли работодатель через суд взыскать с работника всю сумму излишне выплаченных отпускных, разделились. Одни полагаются, что для этого имеется соответствующее правовое основание. Эксперты ссылаются на приказ Минздравсоцразвития России от 03.03.05 № 190 (далее – приказ № 190), который признал недействующим пункт 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). В этом пункте закреплялось, что если работодатель, имеющий право на удержание, фактически не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся работнику при расчете), он теряет право на дальнейшее взыскание суммы переплаты в судебном порядке. А раз эта норма отменена, значит, компания вправе через суд потребовать с работника вернуть неотработанные отпускные, если он отказался это сделать добровольно.

Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.

  • прекращение деятельности организации (ИП);
  • штатное сокращение организации (ИП);
  • отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
  • отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
  • замена собственника имущества;
  • призыв на действительную военную службу работающего;
  • восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
  • нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
  • смерть работника либо нанимателя;
  • чрезвычайные ситуации.

Как удержать выплаченные авансом отпускные при увольнении работника

Ранее отдельные суды приходили к противоположному выводу (см., например, апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 30 июля 2013 г. № 33-3836/13). Они признавали, что в случае отказа сотрудника в добровольном порядке вернуть сумму отпускных организация вправе обратиться за взысканием в суд (ст. 391 ТК РФ). В пользу этой позиции суды принимали аргумент о том, что норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать такие отпускные в судебном порядке (абз. 3 п. 2 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169), утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253). Однако с учетом более поздней позиции, озвученной Верховным судом РФ, подобные аргументы к учету суд теперь принимать не будет.

Объясняется это следующим. В общем случае из последней зарплаты увольняющегося сотрудника работодатель может удержать отпускные за неотработанные дни отпуска (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Исключение составляют отдельные ситуации, когда удержание не допускается, даже если отпуск остался неотработанным (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Если суммы последней зарплаты недостаточно для удержания отпускных, то после увольнения удержать их с сотрудника в судебном порядке можно только в строго определенных случаях: если выплата произошла в результате счетной ошибки или недобросовестности со стороны работника (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ).

Пошаговая инструкция по расчету и порядок удержания отпуска использованного авансом, при увольнении работника

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector