Правила использование электронного больничного листа в 2017 году

Правила использование электронного больничного листа в 2017 году

Электронный листок нетрудоспособности

С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть сформирован электронный листок нетрудоспособности.

Согласно части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика (Фонда социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) электронного листка нетрудоспособности, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Следовательно, электронные листки нетрудоспособности признаются равнозначными листам нетрудоспособности на бумажном носителе.

Кроме того, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования электронных листков нетрудоспособности страхователи могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: https://cabinets.fss.ru/insurer/.

При этом следует отметить, что Личный кабинет страхователя не является обязательным инструментом для обеспечения информационного взаимодействия страхователя и Фонда. Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности.

После получения сведений о сформированном листке нетрудоспособности, страхователь вносит в него сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием сведений о страхователе и застрахованном лице и подтверждает их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и страхователя (в том числе обезличенной).

Работники страхователя в любое время посредством Личного кабинета получателей услуг, расположенному в сети «Интернет» по адресу: https://lk.fss.ru/recipient/, могут уточнить сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информации о сумме назначенного им пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Для входа в Личный кабинет получателей услуг используется логин и пароль, необходимый для входа на Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Теперь работник предприятия не сможет потерять выданный ему медицинской организацией электронный листок нетрудоспособности, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Таким образом, электронный листок нетрудоспособности позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования, полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности. У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность бумажных листков нетрудоспособности – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.

В настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими компаниями как «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур», “Компас-СПб” и корпорацией «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов.

Электронный больничный лист: что это такое и как выглядит?

  • 1. Особенности виртуального больничного и причины нововведения
  • 2. Как выглядит электронный больничный лист
  • 3. Как работает система электронных больничных листов
  • 4. Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя
    • 4.1 Получение
    • 4.2 Заполнение
    • 4.3 Оплата
    • 4.4 Как распечатать ЭЛН
  • 5. Действия работника
    • 5.1 Получение
    • 5.2 Как продлить электронный больничный лист
    • 5.3 Проверка больничного листа онлайн
    • 5.4 Если работодатель не принимает электронный больничный лист

    Особенности виртуального больничного и причины нововведения

    Лицензированные медучреждения выдают электронный лист нетрудоспособности для граждан, утративших возможность работать по причине, связанной со здоровьем. Больничный также оформляется при беременности, родах, для ухода за нездоровыми членами семьи. Электронный листок нетрудоспособности создан с целью оптимизировать работу медицинских учреждений и повысить качество обслуживания.

    У виртуального листа ряд преимуществ:

    • полный аналог больничного листа из бумаги;
    • медицинский персонал тратит гораздо меньше времени на документацию и больше на лечение;
    • написанное в бланке нетрудоспособности больше не зависит от почерка врача;
    • поддержка работодателем электронной базы больничных снижает расходы на содержание бумаг;
    • лист не поддается фальсификации, поскольку защищен криптографической подписью и передается только по зашифрованным каналам передачи.

    Как выглядит электронный больничный лист

    Говоря о том, как выглядит электронный больничный лист, можно сказать, что бланк по содержанию ничем не отличается от привычного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.

    Образец формы электронного больничного листа в 2020 году:

    Как работает система электронных больничных листов

    Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

    Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

    База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

    • ФИО, место и год рождения;
    • занятость;
    • группа крови и резус-фактор;
    • врожденные и хронические заболевания;
    • сведения об аллергических реакциях.

    Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

    Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя

    Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

    Получение

    Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

    Чтобы понять, как принять электронный больничный лист, работодателю следует создать свой личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. На главной странице сайта найти поле авторизации и нажать кнопку «Войти». Авторизоваться представитель компании может, используя логин и пароль от сайта «Госуслуги», либо нажав кнопку регистрации и создать новые логин и пароль.

    Для установления связи с базой электронных больничных требуется:

    • подходящие программные средства у работодателя и медицинского учреждения;
    • работодатель должен оформиться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
    • работодатель должен указать сертификат электронной подписи.

    ЕСИА дает доступ пользователям к защищенным базам, хранящимся в информационной среде государства. В базу предусмотрен вход с использованием электронных средств или электронной подписи. При соблюдении условий работодатель получит в личный кабинет из ФСС больничный лист работника по окончании лечения сотрудника.

    Заполнение

    Узнать, как заполнить электронный больничный лист работодателю, можно в самой системе электронных больничных. С помощью компьютерной программы работодатель при необходимости изменяет и заполняет электронный больничный в своем личном кабинете. Заполнять его вправе уполномоченный представитель работодателя: кадровик, директор, управляющий, бухгалтер. Каждое из взаимодействующих с больничным листом лицо должно быть зарегистрировано в системе и иметь индивидуальную цифровую подпись.

    Чтобы найти лист нетрудоспособности в системе, нужно знать его номер, который должен сообщить работник. В электронной системе во вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» работодатель найдет информацию о работнике, данные его больничного листа: номер, дата начала и окончания срока нетрудоспособности. В поле «Статус» работодатель также найдет информацию о статусе больничного листа: «Заполнен страхователем» либо «Пособие выплачено».

    Медицинские работники, как и работники ФСС, могут допустить ошибку при заполнении. Если работодатель заметил это, то ему следует отправить своего работника обратно к врачу за новым образом больничного листа. ФСС уничтожит неверный бланк, заполнит новый и пришлет его работодателю.

    Если не ясно, как проверить онлайн электронный больничный лист по номеру, работодателю следует вернуться на главную страницу системы. На исходной странице имеются инструменты для отслеживания состояния больничного листа: реестры и обменники данных.

    Оплата

    В поле «Заполняется работодателем» следует расписать расчет пособия. После заполнения больничный лист отправляется в ФСС, а именно в его отделение по месту нахождения работодателя. ФСС, используя эти сведения, проверит пособие и начислит его.

    Как будет проходить начисление, определяет практика отдельного региона России. Какие-то регионы внесены в список проекта ФСС, который выплачивает пособие сразу работнику. В других регионах пособие исчисляет и выдает работодатель. В разных случаях действия бухгалтера будут меняться.

    Если действует зачетная система, то сумму денежной выплаты следует посчитать и выдать сотруднику вместе с первой после болезни зарплатой. Расходы, принятые на себя компанией, используются как вычет во взносах на социальное страхование или запросить возмещения в ФСС. Для получения возмещения обратитесь в ФСС и передайте справку-счет. Если в регионе действуют прямые выплаты, то в электронном сервисе следует выполнить расчет среднемесячного заработка, заполнить заявление в ФСС в электронном виде и отправить его в ФСС. Через некоторое время ФСС оплатит пособие переводом.

    Как распечатать ЭЛН

    Работодатель должен знать, как распечатать электронный больничный бланк. Войдя в систему ЭЛН, он должен перейти к списку больничных листов. Найдя нужный, нажать «Получить ЛН». Далее нажать на кнопку печати.

    Действия работника

    Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

    Получение

    Работнику полезно знать, как оформить электронный больничный. Сделать это можно в медицинском учреждении. Сотрудник, получающий лист по нетрудоспособности, имеет право выбрать носитель. Перед выбором электронной формы рекомендуется уточнить на работе, реализована ли там поддержка ЭЛН. Если да, то сотруднику достаточно во время приема у врача уведомить его о своем решении, дать согласие на обработку личных данных. Лист не нужно заверять, ему будет присвоен индивидуальный код, который сотрудник может сообщить в свою компанию. Зная код, компания сможет отслеживать состояние больничного и начислить пособие.

    Использовать или нет электронный больничный — вопрос в компетенции работодателя. По состоянию на 2018 год использование электронных больничных является правом компании, а не обязанностью.

    Как продлить электронный больничный лист

    Продление электронного больничного листа происходит по той же процедуре, что и продление обычного. После прохождения первичного обследования врач заполняет электронную форму нетрудоспособности пациента и передает последнему неповторимый код листа. При повторном визите, если у пациента нет улучшений, врач может продлить больничный на 3 дня. Общее время нахождения на больничном не должно превышать 15 дней, иначе будет собрана медицинская комиссия. Только она может продлить нетрудоспособность.

    Единственная сложность при продлении срока больничного состоит в смене места лечения. Если пациент лечился в одном учреждении, а переходит в другое, ему следует уведомить об этом ФСС, который аннулирует текущий лист и выдаст новый с указанием нового лечебного учреждения. Дни, проведенные на больничном, при этом сохранятся.

    Проверка больничного листа онлайн

    Сотрудник может использовать сервис Фонда социального страхования Российской Федерации для получения информации о своем электронном больничном. Чтобы воспользоваться сервисом, сотруднику понадобится учетная запись на «Госуслугах» и ее подтверждение. Самые доступные способы подтверждения — это отделения почты, МФЦ. На сервисе в «Кабинете застрахованного» можно отслеживать онлайн, как идет начисление пособия по болезни, или узнать его сумму.

    Если работодатель не принимает электронный больничный лист

    Для сотрудника, получившего у врача справку о болезни в виртуальном виде, но неспособного оформить справку у работодателя, правомерна замена виртуальной формы на бумажную. Для этого сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему электронный больничный. Лечащий врач выдаст пациенту бумажный лист, сделав на нем пометку о дублировании. После заполнения, указания номера и периода болезни бумажный больничный бланк передается пациенту. Электронный дубликат листа уничтожается.

    Новые технологии в сфере административной части здравоохранения необходимы. Нововведения упрощают жизнь пациентов и избавляют врачей от бумажной волокиты. К сожалению, пока не везде сервис электронных больничных реализован. Недостаток финансирования и слабый уровень знаний компьютерных технологий рядовыми работниками регистратуры замедляет внедрение сервиса.

    Электронные больничные листы в 2017 году

    Электронные больничные листы в 2017 году будут вводиться поэтапно. О том, какие регионы уже участвуют в этой системе, кому предстоит к ним присоединиться, в чем суть этого нововведения, а также какова нормативная база этих мероприятий, пойдет речь в нашем материале.

    Законопроект № 27110-7 и закон об электронных больничных: важные отличия

    Электронные больничные листы с 1 июля 2017 года становятся равноправными участниками документооборота (наряду с бумажными вариантами) в схеме:

    медицинское учреждение → страхователь→ ФСС

    Электронный больничный лист вводится в повсеместное использование законом об электронных больничных от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Указанный нормативный акт внес корректировки в 2 федеральных закона:

    • об обязательном страховании от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ст. 13);
    • об основах охраны здоровья граждан в РФ от 21.11.2011 № 323-ФЗ (ст. 59, 78).

    В основе закона 86-ФЗ лежал законопроект № 27110-7, внесенный в Госдуму в ноябре 2016 года. Целью законопроекта являлось:

    • налаживание электронного взаимодействия медучреждений и территориальных органов ФСС;
    • полная замена бумажного больничного электронным.

    Закон 86-ФЗ (закон об электронном больничном) призван решать те же задачи, но бумажный вариант больничного листа полностью не отменяет — он действует наравне с электронным.

    О нюансах применения больничного листа в электронном виде с 2017 года расскажем далее.

    О новостях нормотворчества узнайте из сообщений:

    Регионы применения больничных в электронном виде: кто участвовал в пилотном проекте и кто к ним присоединится с 1 июля 2017 года

    Переходу на электронные больничные листы предшествовали 2 пилотных проекта в рамках поэтапного реформирования системы соцстраха:

    • с 2011 года — организация «больничных» выплат напрямую из органов соцстраха (постановление Правительства от 21.04.2011 № 294);
    • с 2014 года — применение электронного больничного в отдельных регионах РФ.

    До 2017 года электронные технологии опробованы в Москве, Астраханской и Белгородской областях, а также в Республике Крым. Но и в этих регионах применение электронных больничных было не повсеместным. К примеру, в Москве электронные больничные оформляли всего 2 медучреждения, а в Крыму — 10.

    С 1 июля 2017 года электронные больничные будут доступными в большинстве регионов РФ. К начавшим переход на электронный больничный регионам присоединится еще 13 субъектов РФ. Затем новые «больничные» технологии распространят по остальным регионам.

    Подробнее о географии распространения электронного больничного смотрите в таблице ниже:

    Дата перехода на электронный больничный

    Мордовия, Татарстан, Карачаево-Черкесская, Крым

    Адыгея, Алтай, Бурятия, Калмыкия

    Астраханская, Белгородская, Брянская, Калининградская, Калужская, Курганская, Липецкая, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Ростовская, Самарская, Тамбовская, Ульяновская,

    Амурская, Вологодская, Магаданская, Омская, Орловская, Томская, Еврейская автономная

    Город федерального значения

    В чем заключаются изменения действующей системы выдачи больничных листов и как с января 2017 года происходит выдача электронных больничных

    Больничный в электронном виде идентичен бумажной форме бланка листка нетрудоспособности. Для того чтобы работать с ним:

    • медучреждению — нужно подключиться к медицинской информационной системе;
    • страхователю — иметь личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru;

    Обязательно ли работать через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

    • застрахованным лицам — письменно подтвердить в больнице согласие на выдачу листка нетрудоспособности в электронной форме.

    Врачу при оформлении больничного в электронном виде в 2017 году необходимо:

    • заполнить поля «медицинского» раздела больничного в спецпрограмме на компьютере;
    • подписать его квалифицированной электронной подписью;
    • направить электронный образ больничного в ЕИИС «Соцстрах» (единую интегрированную информационную систему).

    После закрытия больничного сотрудник сообщает его номер в бухгалтерию своей фирмы, где ее специалисты:

    • заполнят зарплатно-кадровый раздел больничного;
    • подтвердят его усиленной электронной подписью;
    • направят заполненный бланк в ЕИИС «Соцстрах».

    Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, узнайте здесь.

    Сотрудники отделения ФСС:

    • проконтролируют правильность полученных данных (при необходимости сделают отметки в программе об обнаруженных ошибках);
    • назначат и выплатят пособие.

    Нюансы оформления больничных в разных ситуациях см. в материалах:

    Какими возможностями и преимуществами обладает виртуальный больничный

    Переход на электронные больничные с 2017 года позволяет:

    • исключить страховое мошенничество (в том числе по причине невозможности подделки бланка больничного);
    • гарантирует сотрудникам «больничные» выплаты при аресте счетов фирмы или ее банкротстве;
    • снизить внутрифирменные затраты на учет и хранение больничных листов;
    • расширить контрольные функции для получающих пособие сотрудников и ФСС (проверка правильности расчета суммы и других сведений в личном кабинете);
    • сократить количество ошибок при заполнении больничного листа и время на выплату пособий;
    • получающим пособие сотрудникам не зависеть от работодателя, а также выбирать способ получения пособия (на счет в банке или почтовым переводом);
    • сократить время на заполнение электронного бланка;
    • обеспечить прозрачность движения средств ФСС в масштабе всей страны (предупреждение их нецелевого расходования).

    Основной недостаток виртуального больничного — вероятность сбоя технических средств и уязвимость работоспособности программного обеспечения системы передачи, обработки и сохранения данных. Тем не менее, для повсеместного перехода на электронный больничный лист в 2017 году данный недостаток препятствием не является.

    О преимуществах дистанционного банковского обслуживания юрлиц узнайте из статьи «Преимущества ДБО для юридических лиц».

    Итоги

    С электронными больничными листами в 2017 году начнут работать больше 30 регионов. Пока это применяющие виртуальные «больничные» технологии регионы (Крым, Липецкая и Курганская области и др.) — там раньше других внедрена система больничных выплат сотрудникам компаний напрямую из соцстраха.

    Часть регионов присоединятся к этому процессу после 1 июля 2017 года (Республики: Адыгея, Бурятия, Калмыкия; края: Алтайский и Приморский и др.).

    Электронный больничный лист с 1 июля 2017 года: как это будет

    Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусмотрено введение с 1 июля 2017 года электронных листков нетрудоспособности (больничных). Как будет выглядеть процедура оформления и оплаты электронных больничных листов? Что нужно делать работодателю для выплаты пособий по электронным больничным? Что нужно знать бухгалтеру о нововведении? Чем и когда определили штрафы за бездействия работодателя по переходу на больничные в электронном виде? Давайте разбираться.

    Больничные листы: вводная информация

    Медицинские лицензированные организации (например, поликлиники) выдают работающим физическим лицам листки о болезни при утрате трудоспособности. Также листки нетрудоспособности выдаются для подтверждения права на отпуск по беременности и родам, а также на период ухода за нездоровыми членами семьи (например, детей). Такие листки принято называть просто «больничными».

    По общему правилу, сотрудник должен предъявить работодателю (компании или индивидуальному предпринимателю) больничный листок в день выхода на работу. Ведь именно этим документом он может обосновать свое временное отсутствие на работе (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 № 624н).

    Действия работодателя до 1 июля 2017 года

    Работодатель, получивший листок нетрудоспособности до 1 июля 2017 года, обязан назначить и выплатить работнику полагающееся ему пособие. Или же передать пакет документов в подразделение ФСС, если в регионе действует пилотный проект по выплате пособий напрямую из фонда. То есть, в любом случае, работодатель тем или иным образом должен взаимодействоват с листками нетрудоспособности.

    Получив больничный лист, работодателю обязательно требуется заполнить раздел больничного «Заполняется работодателем». Этот раздел заполняется печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Шариковой ручкой заполнять этот раздел нельзя. При этом все записи не должны выходить за пределы границ ячеек.

    Расходы на пособия, которые выплачены по неправильно оформленному больничному листку, ФСС России может не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ). Кроме того, проблемы возникнут, если недобросовестный работник представил в бухгалтерию или отдел кадров поддельный больничны листок.

    Что меняется с 1 июля 2017 года: введение электронных больничных

    В соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские организации всех регионов вправе (и должны!) оформлять больничные листки в электронном виде. Как это будет?

    С 1 июля 2017 года будут действовать оба формата больничного: «бумажный» и электронный. Врач медицинской организации оформит больничный листок либо в печатном виде, либо в электронном виде с согласия сотрудника. Данные электронного больничного занесут в специальную базу ФСС России. Она же будет доступна и работодателям. Схема взаимодействия будет выглядеть так:

    Как подготовиться работодателям

    Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru. В личном кабинете можно будет получить уведомление о поступлении электронного больничного и в электронном виде заполнить раздел «Заполняется работодателем».

    Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

    • получение данных нового электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), закрытого в медицинской организации;
    • просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
    • ввод сведений страхователя в существующие ЭЛН, в т.ч. с количеством периодов нетрудоспособности более 3х;
    • экспорт данных ЭЛН в xml-файл с возможностью последующей загрузки этого файла в ПО страхователя для создания и подписания реестров для отправки в ФСС
    • поиск и просмотр поданных в ФСС реестров листков нетрудоспособности;
    • поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС в рамках прямых выплат. Поиск осуществляется по ФИО, СНИЛС и статусу пособия;
    • просмотр журнала обмена данными между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и полученных ответов в xml-файл
    • просмотр и выгрузка в xml-файл (для дальнейшей обработке в ПО Страхователя) списка ошибок при проверке реестра и пособий;
    • формирование обращений в ФСС (в части прямых выплат), с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса;
    • просмотр извещений, сформированных сотрудником ФСС при работе с реестром и пособиями;
    • подача заявки на запись на прием в региональное отделение ФСС (по вопросу консультаций в части прямых выплат).

    Вместе с этим, работодатели вправе не открывать личный кабинет и не подключаться к электронному обмену больничными. Но в таком случае сотрудники такого страхователя смогут получить только «бумажные» листки нетрудоспособности. Электронные больничные будет для них недоступны, поскольку сотрудники из ФСС не найдут страхователя в единой информационной базе.

    Если клиника и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень — бумажный или электронный.

    Обязательными реквизитами электронного листка нетрудоспособности являются, в частности, сведения, содержащие ИНН и СНИЛС сотрудника, название организации-работодателя, сведения о среднем заработке для исчисления пособия, подписи врачей и т. д. Если листок выдан более чем на 15 дней, то необходимы также подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинской организации (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

    Плюсы электронных больничных

    Организациям и ИП не обязательно подключаться к системе обмена электронными больничными. Штрафов за то, что компания не перешла на электронные больничные пока не предусмотрено. Однако, по нашему мнению, в переходе на электронные больничные листы с 1 июля 2017 года смысл есть. Электронный больничный, как минимум, удобнее, чем бумажный. Его проще заполнять, не требуется следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати и прочее. Более того, ФСС не потребуется переживать, что работник сдал работодателю поддельный рабочий лист.
    Заметим, что электронные больничные листки вводят по результатам пилотного проекта. В 2015-2016 годах электронные больничные выдавали в Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, а также в Хабаровском крае, Татарстане и Крыму. Вместе с электронными листками медицинские работники врачи формировали больничные и на бумаге. За это время в эксперименте приняли участие 150 организаций, а листки нетрудоспособности в электронном виде получили полмиллиона человек. В итоге – эксперимент оказался успешным.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

    Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

    Подготовка к работе

    Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

    Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

    Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

    1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
    2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
    3. Заполните карточку с реквизитами.

    Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

    После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

    Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

    • Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
    • Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
    • Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
    • Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
    • Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
    • Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

    Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

    Шаг 2. Перераспределите обязанности

    Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

    Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

    В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

    Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

    Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

    ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

    Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

    • Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
    • Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
    • Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
    • Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

    Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

    ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

    Оформление пособия

    Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

    Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

    Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

    Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

    Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

    По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

    Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

    На этапе выплаты пособия

    Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

    Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

    Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

    Зачетная система

    Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

    При зачетной схеме:

    • Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
    • Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

    Прямые выплаты

    Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

    При прямых выплатах:

    • В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
    • Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
    • Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
    • Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
    • Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

    Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

    Преимущество электронных больничных

    Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

    При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

    Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

    С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

    • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
    • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
    • проверку подлинности больничных;
    • хранение и обработку архива.

    Меньше места для архивов

    Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

    Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
    Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

    Читать еще:  Двойное гражданство испания для Вас
Ссылка на основную публикацию