Начисление премии работнику - нюансы оформления

Начисление премии работнику – нюансы оформления

Премии работникам в соответствии с трудовым и налоговым законодательством

Из статьи Вы узнаете:

1. Как документально оформить начисление премий сотрудникам, чтобы избежать проблем при проверках налоговой и трудовой инспекции.

2. Какие премии можно учитывать в налоговых расходах при ОСНО и УСН.

3. Какими законодательными и нормативными актами регулируется порядок начисления премий и включения их в расходы при налогообложении.

Заработная плата сотрудников, как правило, складывается из нескольких частей: оплаты за труд (за фактически отработанное время, за фактически выполненный объем работы и т.д.), компенсационных выплат и стимулирующих выплат. К стимулирующим выплатам поощрительного характера относятся премии работникам. Разбиение заработной платы на фиксированную часть и премиальную часть отвечает интересам как работодателя, так и работника. У работодателя появляется возможность стимулировать работников на достижение более высоких показателей и результатов, и при этом не переплачивать им если такие показатели не достигнуты. А для работников премиальная часть заработной платы – это реальная возможность получать большее вознаграждение за свой труд. Именно поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей-работодателей предусмотрено начисление премий сотрудникам, причем зачастую премии составляют наибольшую часть заработной платы. Учитывая данный факт, начисление и выплата премий является объектом повышенного внимания при проверках налоговой инспекции и государственной трудовой инспекции. Как привести начисление премий в соответствие с трудовым и налоговым законодательством и избежать проблем при проверках – читайте далее.

Что интересует налоговую инспекцию в части премий сотрудникам: правомерно ли отнесены расходы на заработную плату (в том числе на выплату премий) к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций или по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Что интересует государственную трудовую инспекцию: не нарушены ли права работников при начислении и выплате им заработной платы (в том числе премий).

Все премии работникам являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФОМС (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), поэтому при проверках ФСС и ПФР инспекторов интересует, как правило, общая сумма начисленных премий без детального анализа.

Документальное оформление премий

Согласно ТК РФ установление премий работникам является правом работодателя, а не его обязанностью. Это означает, что работодатель вправе утвердить систему оплаты труда, которая предусматривает премиальную составляющую (окладно-премиальную, сдельно-премиальную систему оплаты труда и т.д.) и отразить данный факт документально. Обратите внимание, если внутренними документами работодателя закреплена система оплаты труда, включающая премии, то в этом случае начисление и выплата премий сотрудникам, согласно внутренним соглашениям, является обязанностью работодателя. Неисполнение этой обязанности может повлечь обоснованные жалобы работников и серьезные претензии со стороны трудовой инспекции. В связи с этим важно правильно документально оформить порядок и условия премирования сотрудников.

В каких документах необходимо отразить условия и порядок премирования сотрудников:

1. Трудовой договор с работником. Условия оплаты труда, в том числе поощрительные выплаты, к которым относятся премии, являются обязательными для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При этом из трудового договора должно однозначно следовать, при каких условиях и в каком размере работнику будет выплачена премия. Существует два варианта закрепления в трудовом договоре условия о премировании: полностью прописать условия и порядок премирования или сделать ссылку на локальные нормативные акты, в которых содержатся данные сведения. Целесообразно использовать второй вариант, дать в трудовом договоре ссылку на локальные нормативные акты, потому что при внесении изменений в условия поощрения сотрудников, нужно будет только внести соответствующие изменения в эти документы, а не в каждый трудовой договор.

2. Положение об оплате труда, положение о премировании. В этих локальных нормативных актах работодатель устанавливает все существенные условия премирования сотрудников:

  • возможность начисления премий сотрудникам (системы оплаты труда);
  • виды премий и их периодичность (за результаты по итогам работы за месяц, квартал, год и т. д., разовые премии к праздничным датам и др.)
  • перечень сотрудников, которым положены определенные виды премий (все работники организации, отдельные структурные подразделения, отдельные должности);
  • конкретные показатели и методика расчета премий (например, определенный процент от оклада за выполнение плана продаж; фиксированная сумма и конкретные праздничные даты и т.д);
  • условия, при которых премия не начисляется. Так, если работнику установлена премия за добросовестное исполнение трудовых обязанностей в фиксированном размере, то лишить работника этой премии можно только имея достаточные основания (неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; нарушение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности; нарушение, повлекшее дисциплинарное взыскание и др.);
  • и другие условия, установленные работодателем. Главное, чтобы все условия премирования сотрудников в совокупности не противоречили друг другу и позволяли однозначно определить кому из работников, когда и в каком размере работодатель обязан начислить и выплатить премию.

3. Коллективный договор. Если по инициативе работодателя и работников между ними заключен коллективный договор, то в нем также должны указываться сведения о порядке премирования работников.

! Обратите внимание: помимо того, что работник подписывает трудовой договор, работодатель должен под роспись ознакомить его с положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором (при наличии).

Включение премий в налоговые расходы при ОСНО и УСН

Расходы на оплату труда в целях налогообложения при УСН принимаются в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль организаций (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому при включении расходов на оплату труда (в том числе на выплату премий) в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и по УСН, следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

«В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами» (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ к принимаемым расходам на оплату труда в целях налогообложения относятся «начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели». Кроме того, по общему правилу, расходами в налоговом учете признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (ст. 262 НК РФ).

Таким образом, соединив все требования Налогового кодекса РФ, приходим к следующему выводу. Расходы на премии сотрудникам уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Выплата премий должна быть предусмотрена в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре.

Порядок отражения условий премирования в трудовом договоре мы рассмотрели выше: либо закрепление их в самом трудовом договоре, либо ссылка на локальные нормативные акты работодателя. Коллективный договор с работниками заключают далеко не все работодатели, однако, если он все-таки имеется, то в нем также должна быть предусмотрена возможность выплаты премий и порядок премирования.

! Обратите внимание: одного приказа руководителя на выплату премий не достаточно для включения премий в расходы. Премирование работников обязательно должно быть предусмотрено в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре. В противном случае налоговики имеют все основания снять «премиальные» расходы и доначислить налог на прибыль или налог при УСН. Такая позиция налоговых органов подтверждается многочисленными судебными решениями в их пользу.

2. Необходима прямая взаимосвязь между начисляемой премий и «производственными результатами» работника, то есть премия должна быть экономически обоснованной, связанной с получением доходов организацией или ИП.

Таким образом, особое внимание нужно уделять формулировке, согласно которой начисляются премии. Например, премии к юбилею (новому году, к отпуску и т.д.), а также премии за высокие достижения в спорте, за активное участие в общественной жизни компании и т.п. никакого отношения к результатам трудовой деятельности работника не имеют, поэтому их принятие к налоговому учету неправомерно (Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283). Если же премии начисляются, например, за конкретные трудовые показатели (выполнение/перевыполнение плана продаж, плана производства и т.д.), за внедрение предложений, принесших экономическую выгоду, то их без сомнения можно учитывать в налоговых расходах. Кроме того, если сумма премий подтверждается расчетами (например, процент от суммы договоров с новыми клиентами, от суммы полученной прибыли и т.д.), то у инспекторов не останется никаких шансов снять расходы на выплату таких премий.

! Обратите внимание: нередко премии сотрудникам начисляются примерно с такой формулировкой «За своевременное и добросовестное исполнение своих обязанностей». Если Вы хотите включить премии в налоговые расходы, лучше не пользоваться этой формулировкой, потому, что своевременное и добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей является обязанностью работника, а не объектом дополнительного стимулирования. Налоговики в этом случае, скорее всего снимут такие расходы. Поэтому если невозможно привести конкретные трудовые показатели для начисления премии, то лучше указать «За результаты работы по итогам месяца (квартала, года и т.д.)». В этом случае есть вероятность отстоять право включения таких премий в налоговые расходы.

Еще один момент: источник выплаты премий. Если в качестве источника выплаты премии, или в качестве базы для расчета указана прибыль, а фактически получен убыток, то такие премии нельзя учитывать в расходах при налогообложении.

3. Начисление премий должно быть оформлено надлежащим образом.

Основанием для начисления премии сотрудникам является приказ о премировании. Для составления приказа о премировании можно воспользоваться унифицированными формами: Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма № Т-11) и Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма № Т-11а), которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому приказ о премировании можно составить по произвольной форме, которая утверждена в организации.

Главное на что нужно обратить внимание, заполняя приказ на премирование:

  • мотив поощрения должен соответствовать виду премии, поименованной в трудовом договоре, локальных нормативных актах, коллективном договоре (со ссылкой на эти документы);
  • из приказа должно быть понятно, каким сотрудникам начисляется премия (конкретные работники с указанием ФИО);
  • должна быть указана сумма премии каждому сотруднику (сумма премии должна соответствовать расчетным данным);
  • необходимо указать период начисления премии.
Читать еще:  Гарантийное письмо о приеме на работу - образец оформления

4. Премирование руководителя организации (не являющегося ее единственным учредителем) лучше оформить не приказом самого руководителя, а решением учредителя (общего собрания учредителей).

Это связано с тем, что работодателем по отношению к руководителю организации выступают ее учредители. Соответственно, в их компетенции устанавливать условия выплаты премии и ее размер руководителю.

Отражение премий в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете начисление премий отражается так же, как вся заработная плата на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат (20, 26, 25, 44). Так как премии работникам облагаются НДФЛ, то выплата премий осуществляется за вычетом удержанного НДФЛ.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ

2. Налоговый кодекс

3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

4. Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283

Как ознакомиться с официальными текстами документов Вы узнаете в разделе Полезные сайты

Все нюансы премирования работников согласно ТК РФ

Каждый работник в своей организации при добросовестном исполнении работы может рассчитывать на вознаграждения. Одним из них является премирование. Нормы, существующие при оформлении премий, правила начисления, размеры, виды благодарностей, причины для невыплаты средств – все это будет разобрано в данной статье.

Премия согласно ТК РФ

Выплата премии по трудовому кодексу – это мера поощрения работника за хорошо проделанную работу, квалификацию или переработку. Этот вид оплаты не является обязательной, а ее размер определяется возможностями руководителя. Премирование сотрудников вводится для стимулирования к работе и добросовестного выполнения.

В законодательстве нет определенных норм для такого рода выплат. Премия согласно ТК РФ №191 ФЗ относится к одному из видов поощрения за добросовестную работу. Также сотрудник может получить ценный подарок, выходной день, грамоту, звание. Вид и размер благодарности определяется компанией. В коллективном, трудовом договорах, локальных актах, приказах организации прописываются виды премирования.

Особенности начисления премий

Несмотря на то что премии не относятся к обязательной выплате, в компаниях создаются документы, регулирующие ее начисление. Вознаграждения бывают двух видов:

  • однократное (за какую-то заслугу);
  • периодичное (начисляется раз в месяц, квартал и год).

В 135 статье Трудового Кодекса РФ указывается премирование работников, согласно которому происходит выдача зарплаты вместе с прибавками. Каким образом и на основе чего будет выплачиваться премия, сотруднику должен разъяснить руководитель при поступлении на работу.

Правила премирования

Премии назначаются на основании регламентирующих документов. Размер поощрения (суммой или процентом от оклада) и периодичность прописывают при заключении в трудовом договоре. В таком случае премия становится частью зарплаты работника и не зависит от мнения начальника. Для уменьшения суммы поощрения потребуются серьезные основания.

Премиальные поощрения могут быть также отмечены в локальных актах организации. Оформляется документ в виде положения, где указывается вид благодарности, размер и дата объявления. Такое премирование уже напрямую зависит от заслуг работника, который должен будет в полной мере выполнить поставленную задачу.

Внимание! Во время испытательного срока такие надбавки не выплачиваются.

При составлении положения, уполномоченные лица должны будут учесть следующие моменты:

  • размер и частота выплат;
  • лицо, которому полагается премия;
  • задание, которое необходимо выполнить;
  • формула для расчета премирования;
  • нормы для лишения или снижения выплаты.

Причины начисления

Премию сотрудник получает за добросовестное выполнение своих трудовых обязанностей. В законодательстве нет правил, относящихся к регулированию данного вопроса. Поэтому в компаниях создаются свои нормы, на основании которых начисляется премия.

К основным правилам общеприняты следующие положения:

  • уровень исполнения своих обязанностей;
  • соблюдения режима труда и отдыха на рабочем месте;
  • объем выполняемой работы;
  • соблюдение требований охраны труда;
  • государственные праздничные дни;
  • юбилеи и дни рождения сотрудников.

Также каждая организация вводит свои индивидуальные меры поощрения сотрудников, которые прописываются в коллективных и трудовых договорах, приказах и актах. Помимо общих положений руководитель имеет право поощрить бонусом работника за отдельную работу, не входящую в его основные обязанности.

Сумма премиальных

Размер премии устанавливает работодатель, основываясь на прибыли организации и заслугах работников. Максимальную сумму выплат компании ограничивают для каждой должности отдельно. Это связано с тем, что все сотрудники имеют разноуровневую оплату труда. Такие рамки вводятся в государственных учреждениях.

Общая сумма начисляемой премии в частных компаниях законом не ограничена. Исходя из этого, премиальные могут превышать максимальный оклад в несколько раз. Размер поощрения зависит от следующих факторов:

  • постоянная надбавка к заработной плате, не зависящая от продуктивности рабочего;
  • процент от зарплаты, начисленный за определенный промежуток времени;
  • балловая система, которая привязывается к выплатам.

Многие компании стали переходить на балловые начисления премии. Баллы зависят от стажа работника, уровня его полезности, объема выполняемых дел. Этот способ особо эффективный, потому что каждый сотрудник своими заслугами приобретает несгораемую премию. При этом стимулируется ответственность, так как в случае неисполнения обязанностей можно потерять новые и заработанные бонусы. Такая система описывается в приказе организации, где указываются оценки и критерии эффективности.

Порядок проведения выплат

Выплата происходит строго по решению начальника. Факт поощрения должен быть обязательно зафиксирован в письменном виде. В приказе для начисления указывается следующая информация:

  • полное наименование фирмы;
  • контактная информация и реквизиты компании;
  • основания для осуществления выплаты;
  • работник или группа, которым полагается премирование;
  • сумма выплаты или процент от окладной части отдельно для конкретного человека;
  • сотрудники, назначенные для выполнения приказа;
  • имя руководителя, который назначил поощрение, его подпись и дата.

Далее печатается сам приказ и требуемое количество копий для ответственных лиц. Руководитель сам решает, сколько экземпляров должно быть. Все работники, упомянутые для премирования, обязаны расписаться, что ознакомлены с положением. Если группа лиц большая, то подписи собираются на отдельном листе и прикрепляются к оригиналу документа.

Сроки выдачи

Заработанные средства работнику обязаны выплатить не позднее двух месяцев с момента подписи руководителем. Однако частота выплат должна быть не более 15 дней.

Так как премия не является обязательной платой, временных границ для ее перечисления законами не подтверждено. Обычно компании выплачивают вознаграждения вместе с зарплатой, чтобы не возникало спорных вопросов с сотрудниками. Для исключения проблем с проверяющими органами организации выпускают распоряжения, где четко регламентируется время исполнения для выплаты поощрения отличившимся работникам. Эти сроки зависят от времени подготовки необходимых для начисления документов.

Оценочное обязательство на выплату

Каждая организация должна указывать выплаты в отчетах для оценочных обязательств, связанных с нефиксированными суммами и сроками погашения. Причины для их исполнения следующие:

  • обязанности, всплывающие в результате деятельности, которые компания должна исполнить;
  • падение экономической прибыли;
  • реальная стоимость размера оценочных обязательств.

Исходя из расходов на выплату премий за годовой отчет, существуют оценочные обязательства перед сотрудниками. Размер общих затрат на премиальные для работников относятся к стандартным формам деятельности. Компания должна обосновать свои расходы, как один из образов расчета резерва. В итоге, отчисления на премирование и налогообложения сотрудников за предыдущий год относятся к оценочным обязательствам организации.

Лишение премии: важные нюансы

Трудовое законодательство не разрешает организациям лишать своих сотрудников заработной платы, однако премиальные не относятся к обязательным выплатам. Отсюда следует, что премию работодатель может просто не выдавать. Так как условия начисления премии прописаны в положениях компании и при заключении трудового договора, просто так работника лишить выплат нельзя, для этого потребуются веские основания.

Условия депремирования

В положениях организации к правилам выплаты премиальных указываются основания для лишения премии, иначе не будет причин для депремирования. Частичная отмена должна быть также обоснована. Категорически запрещается удерживать надбавочные из оклада сотрудника.

Лишение сотрудника премиальных выплат будет признано законным, если учесть следующие моменты:

  • Должны быть ссылки на приказы или иные документы, на основании которых происходит депремирование.
  • Факт нарушения необходимо подтвердить сопутствующими документами.
  • Удерживаемая сумма определяется на основании положения о невыплате.
  • Необходимо ознакомить работника лично под подпись о вынесении штрафа.

Важно знать! Сотрудник, если выговор уже сделан, не должен рассказывать руководителю о причине невыполнения своих трудовых обязанностей.

Описание процедуры

Чтобы лишить сотрудника премии, необходимо официально оформить этот процесс в бумажном виде. Руководитель или ответственное лицо должны написать служебную записку для депремирования. Определенных требований к оформлению документа не предъявляется, нужно указать следующие пункты:

  • ФИО работодателя, к которому пишется обращение;
  • ФИО и должность ответственного лица, которое вносит предложение;
  • ФИО провинившегося сотрудника с указанием его должности;
  • размер штрафных санкций;
  • причины, в следствии которых человека лишают премирования.

В случае нарушения дисциплины, потребуется написать ссылку на положение, подтверждающее данный факт. Далее выпускается приказ о лишении премии сотрудника или группы лиц с указанием должностей.

Важно знать! Если в трудовом договоре зарплата состоит из окладной части, премиальной и надбавочной, то в таком случае отмена премии является незаконной.

Дисциплинарное взыскание и премия

Статья 192 Трудового Кодекса Российской Федерации разграничивает понятия премиальных и дисциплинарных взысканий работников. Согласно ТК РФ, к взысканиям относятся следующие виды наказания: предупреждения, выговоры, а также увольнение. Сотрудника нельзя одновременно лишать премии и объявлять выговор за одну и ту же провинность. Таким образом, из данных правил следует, что взыскание и премия не могут быть двойным штрафом за содеянный проступок.

Возможность оспорить решение о лишении премии

В случае, если работник считает, что руководство лишило премии необоснованно, то он имеет полное право обратиться в инспекцию по труду. После подачи заявления в организации будет назначена проверка инспекторами касательно соблюдения правовых норм. Сначала пересматривается оформление документов, на основании которых было вынесено решение о депремировании. После ознакомления инспектор напишет комментарии по результатам.

Важно знать! Стоит помнить, что в инспекцию помимо заявления нужно будет предоставить копии документации, в которой прописаны условия по выплатам. К ним могут относиться, к примеру, следующие копии: трудовой договор, приказ о начислении премиальных, положение об оплате труда, служебная запись о нарушении, приказ об уменьшении или отмене поощрения. В течении трех рабочих дней работнику организация должна предоставить эти копии, после письменного заявления.

Заключение

Премия согласно трудовому кодексу – это право организации на поощрение сотрудников за добросовестное исполнение работы. Строгих норм по такому роду вознаграждения государством не предусмотрено, однако существуют определенные правила на основании которых происходит премирование.

При некачественном выполнении трудовых обязанностей работника организация вправе лишить премии, однако нужно это делать, обязательно опираясь на локальные документы компании. В случае, если сотрудник считает, что его незаконно оштрафовали, он имеет полное право подать заявление на проверку в Инспекцию по Труду.

Читать еще:  Что будет если не оплатить штраф вовремя для Вас

Премируем работников правильно: как оформить премии в организации

Для премирования законодатель установил специальные правила. Их нарушение может обернуться для компании судебными спорами, штрафами и убытками. Ведь зачастую суды небезосновательно приходят к выводу, что работодатель обязан платить премию работникам каждый месяц. Почему так происходит, и как надо составлять документы, чтобы избежать подобной ситуации, читайте в нашей сегодняшней статье.

Что такое премия

Казалось бы, что может быть сложного для руководства компании в том, чтобы установить премии? На первый взгляд, всего-то и нужно решить за что и в каком размере платить дополнительные суммы. Но на практике все куда сложнее. Виной тому двойственная юридическая суть самого термина «премия».

Первое упоминание о премиях в Трудовом кодексе находим в статье 129 , в той ее части, которая посвящена определению термина «заработная плата». В ней законодатель говорит, что зарплата, как юридическая сущность, включает в себя три составляющих. Первая — собственно вознаграждение за труд, величина которого зависит от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Вторая — компенсационные выплаты (например, за работу в сложных условиях, в ночное время и т.п.). Третья — стимулирующие выплаты, среди которых законодатель прямо называет премии и иные поощрительные выплаты.

Получается, что с точки зрения ст. 129 ТК РФ премия — это часть заработной платы. Данный вывод может иметь далеко идущие последствия. Например, означать, что работодатель обязан ежемесячно выплачивать работникам премии. Ведь выплата зарплаты — одна из основных обязанностей работодателя по трудовому договору (ст. 56 ТК РФ).

Бесплатно рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Однако если читать Трудовой кодекс дальше, то в нем обнаружится статья 191, которая также говорит о премиях. И при этом относит их к поощрениям за труд, которые применяются работодателем к работникам, добросовестно выполняющим трудовые обязанности. То есть, из этой статьи уже вовсе не следует, что премия — часть заработной платы, право на которую имеет любой работник.

С точки зрения ст. 191 ТК РФ премия положена только тем работникам, которые добросовестно выполняют трудовые обязанности. И решение о выплате премии (а не о применении иных мер поощрения — благодарности, ценного подарка и т.п.) принимает работодатель. Как видим, премия с позиций ст. 191 ТК РФ — это не обязательная выплата, право на которую есть у любого работника, а некая факультативная доплата за добросовестный труд.

Часть зарплаты или поощрение

Не слишком последовательный подход законодателя к премиям и приводит к многочисленным спорам и судам между работниками и работодателями по поводу обязанности выплатить премию. Поэтому при введении на предприятии систем премирования нужно четко отделять премии, являющиеся частью зарплаты (ежемесячных), от премий-поощрений (разовых). Поможет в этом ст. 135 ТК РФ.

Данная норма говорит, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором. Но при этом она устанавливается не просто так, а в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда, которые включают в себя:

  • размеры тарифных ставок, окладов и должностных окладов;
  • размеры доплат и надбавок компенсационного характера;
  • системы доплат и надбавок стимулирующего характера;
  • системы премирования.

Как видим, в статье 135 ТК РФ законодатель сам отделил премии от иных выплат стимулирующего характера. Такой подход нужно принять на вооружение и работодателю, решившему ввести у себя в организации систему премирования. То есть необходимо четко установить, какие именно премии входят в систему доплат и надбавок стимулирующего характера и, в силу этого, являются частью заработной платы, на которую работник, выполнивший месячную норму труда, имеет полное право. А какие премии являются поощрением за труд, и решение об их выплате может приниматься работодателем в каждой конкретной ситуации с учетом тех или иных факторов.

Как оформить премию

Указанное разделение необходимо проводить как на уровне документов, которыми регламентируется порядок выплат, так и на уровне формулировок, которые используются в этих документах. К примеру, премии, которые являются частью заработной платы, логично поместить в разделе Положения об оплате труда (утверждается приказом по организации), в котором говорится о стимулирующих доплатах и надбавках. При этом можно использовать «обязывающие» формулировки: «премия выплачивается…», «имеют право на получение одновременно с заработной платой…» и т.п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Такие стимулирующие премии широко применяются в организациях торговли для мотивации продавцов: выполнение плана продаж является основанием для выплаты стимулирующей премии-надбавки. А те, кто план не выполнил, получат «голый» оклад.

Премии-поощрения (разовые) логично размещать в отдельном документе — Положении о премировании, ссылку на которое будет содержать как Положение об оплате труда, так и трудовой договор. При этом необходимо использовать «нейтральные» формулировки: «премия может выплачиваться», «по решению руководителя организации…», «при наличии финансовых возможностей…» и т.п.

Ну и, конечно, в отношении таких премий необходимо детально прорабатывать критерии и условия выплаты. К примеру, перевыполнение работником «личного» плана продаж по итогам квартала на 10% может быть основанием для выплаты ему премии в размере ₽10 тыс. при условии, что общий план продаж по организации за тот же квартал выполнен не менее чем на 100% и при этом получена прибыль не менее ₽1 млн. Как видим, в данном случае премия поставлена в зависимость от трех критериев: перевыполнение «личного» плана продаж; выполнение общего плана продаж; прибыль в установленном размере. Невыполнение любого из критериев дает работодателю право премию не платить.

Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика. Пример тому —определение Верховного суда от 27.11.17 № 69-КГ17-22. В нем судьи указали на то, что спорная премия, согласно тексту трудового договора и положениям локальных актов организации не являлась обязательной выплатой.

Так, в тексте трудового договора использовалась формулировка «может выплачиваться», что, по мнению судей, говорит об отсутствии у этой выплаты гарантированного характера. А действующее в организации положение о премировании содержало четкие критерии, которые позволяли четко установить случаи выплаты премии и ее размер. И если соответствующие условия не выполнены, то работодатель имеет полное право премию не выплачивать.

Важно обратить внимание на еще один момент, о котором также идет речь в рассматриваемом решении ВС РФ. Условия для выплаты премии-поощрения должны быть объективными, а не субъективными. То есть работодатель не может просто по своему усмотрению выплатить премию одному работнику и не выплатить другому. В споре, о котором идет речь, тот факт, что премия за спорные месяцы не выплачивалась и другим работникам компании (а не только истцу) был принят как одно из доказательств правоты работодателя.

Премирование работников: правила оформления

Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?

О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.

В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.

Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.

Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.

Работодатель должен отразить премирование одним из способов:

  • непосредственно в трудовом договоре;
  • сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании;
  • сделать в трудовом договоре отсылку к Положению о премировании;
  • написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.

В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.

Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.

Виды премий

Можно выделить два вида премий:

1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.

Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.

2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.

Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).

Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.

Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе

Приказ на премию

Приказ руководителя оформляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Форма Т-11 или Форма Т-11А (для премирования группы работников).

В Указаниях по применению и заполнению форм говорится, что Форма Т-11 и Форма Т-11А:

  • применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе;
  • составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник;
  • подписываются руководителем или уполномоченным лицом;
  • объявляются работнику под расписку.

На основании приказа вносится запись в личную карточку работника (Форма Т-2 или Форма Т-2ГС (МС)) и его трудовую книжку.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из Формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».

Читать еще:  Дополнительное соглашение к договору купли-продажи квартиры

При заполнении Формы Т-11 указываются ФИО, структурное подразделение, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и т.д.). Если речь идет о материальной помощи и ценных подарках как элементах премирования, то, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, НДФЛ не исчисляется, если материальная помощь не достигла 4 000 руб. в год, а если достигла, то НДФЛ начисляется только с превышения и отдельно льготируется, тоже в размере 4 000 руб., нарастающем с начала года, подарок.

Арбитражная практика показывает, что подарок — это не деньги, а вещь. Тем не менее иногда налоговая расценивает как подарок и деньги. Поэтому нужно быть готовыми к неоднозначному подходу налоговой к подобным ситуациям.

Алгоритм премирования сотрудников

Если с работником заключается трудовой договор, то нужно учитывать несколько важных деталей. Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда, в том числе надбавки, доплаты и поощрительные выплаты, являются обязательными для включения в трудовой договор.

Трудовой договор должен ясно давать понять, при каких условиях и в каком размере будет выплачиваться премия.

Правильно обозначить в трудовом договоре условия о премировании можно следующими способами:

  • Указать премию в трудовом договоре.

Такой вариант используется редко, так как не дает возможности при необходимости изменить текст трудового договора. Работодатель может это сделать только в том случае, если точно будет уверен в готовности работника подписать измененный вариант.

Если работодатель все же принимает решение включить премию в трудовой договор, то он должен указать ее размер: сумму или порядок ее определения — формулу. Это может быть сумма, которая умножается на определенные коэффициенты, зависящие от того, какие работы выполняются сотрудником, где он работает (допустим, на Крайнем Севере).

Если премия прописана в трудовом договоре, то не выплатить её компания не имеет право. В противном случае работник может обратиться в суд.

  • Прописать в трудовом договоре, что премии выплачиваются в соответствии с коллективным договором.

При этом в коллективном договоре указывается, кто, как и за что премируется. Однако внести изменения в коллективный договор еще сложнее, чем в трудовой договор. Поэтому большинство организаций выбирают третий вариант.

  • Разработать Положение о премировании.

Документ удобен тем, что не является двусторонним и подписывается одним лицом. Но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на Положение.

Положение о премировании

Положение о премировании пишется на всю организацию, соответственно, распространяется на всех работников. При этом в одной организации может быть несколько Положений о премировании. Так, например, можно разработать документ для каждого филиала компании.

Содержание Положения о премировании:

  • общие положения (кто имеет право на получение премий, по каким правилам они распределяются и др.);
  • источники премирования (если премии выплачиваются за счет средств специального назначения или целевых поступлений, то указывать источники премирования необходимо, так как такие премии не учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль (п. 22 ст. 270 НК РФ);
  • показатели премирования;
  • круг премируемых лиц (бухгалтерия, отдел сбыта, филиал в Самаре, ремонтное подразделение и др.);
  • периодичность премирования (у разных кругов премируемых лиц могут быть разные периоды начисления премии — ежемесячные, ежеквартальные и т.д.);
  • сумма премии или процент;
  • условия снижения и невыплаты премии (опоздание, невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности и др.).

Иногда в Положении о премировании пишется основание для депремирования. Однако, чтобы у трудовой инспекции не возникало лишних вопросов, лучше избегать слова «депремирование», а использовать термины «повышающий коэффициент» и «понижающий коэффициент».

Лишение премии за нарушение дисциплины

В Информации Роструда от 10.12.2018 уточняется, что при начислении премии работодатель вправе установить условия ее полного лишения или снижения ее размера. Одним из таких условий может быть дисциплинарный проступок.

«Установление критериев для лишения премии или снижения ее размера относится к компетенции работодателя, за исключением случаев, когда, например, условия премирования определены в соглашении», — разъясняет Роструд.

В то же время суд может взыскать невыплаченную премию, если будет доказано, что к дисциплинарной ответственности работник привлечен незаконно.

Как учитываются премии при расчете среднего заработка

Расчет среднего заработка определяется ст. 139 ТК РФ и Постановление Правительства от 24.12.2007 № 922. Этот вопрос, в частности, детализируется в п. 15 Постановления.

Постановление определяет не больничные, а отпускные и командировочные, поскольку во время командировок начисляется средняя заработная плата. Поэтому п. 15 пункт относится к этим двум случаям.

В п. 15 сказано, что при определении среднего заработка учитываются:

  • ежемесячные премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода

Если в расчетном периоде было начислено несколько премий за один показатель, то включается какая-то одна премия. Допустим, у менеджеров по продажам в зависимости от продаж начисляются три премии: 1 % с объема продаж, 0,5 % от продаж как поощрение особо успешных менеджеров и 5 % от продаж из фонда премирования. Соответственно, в данном случае будет включаться в расчет только одна премия, так как все перечисленные премии выплачиваются по одному и тому же основанию.

Если у вас одна премия начисляется за продажи, а вторая — за выход на работу в выходные, тогда включать нужно обе премии, потому что эти выплаты идут по разным показателям.

  • премии за период работы, превышающий один месяц (например, квартальные), но не более расчетного периода (одного года)

Такие премии включаются, если были начислены за какой-то период больше месяца, но не больше расчетного периода. Включаются по одной за каждый показатель (например, если выплачивалась премия по итогам работы за квартал и еще была премия отдельным сотрудникам за выполнение срочных заданий).

  • премии за период больше расчетного

Такие премии включаются в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Например, это может быть премия по окончании большого проекта, который длился несколько лет. В этом случае за год расчет будет включен в размере 1/3.

Как правило, такая премия начисляется в феврале. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если сотрудник уволился в конце января? Нужно ли начислять ему премию в этом случае? Ответ на вопрос содержится во внутренних документах компании. Если в них прописано, что премия выплачивается по итогам года, то работник, отработавший 12 месяцев и уволившийся по окончании года, должен ее получить.

Если же во внутренних документах прописано, что работник, который уволился до начисления премии, не имеет права на нее, то работник не вправе претендовать на выплату. Законодательство по этому вопросу не дает указаний.

Согласно Постановлению № 922, вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, учитывается независимо от времени его начисления.

Нужно ли платить годовую премию работнику, уволившемуся в октябре?

В Апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 рассматривается ситуация, когда работодатель, издав приказ о годовой премии, которая выплачивалась с учетом отработанного времени, не внес в списки сотрудника, уволившегося за два месяца до окончания года.

Суд посчитал, что такие действия имеют дискриминационный характер (сотрудника поставили в неравное положение с остальными) и взыскал с компании премию.

Как начисляются премии работникам?

Помимо постоянной заработной платы у каждого работника есть возможность получить премиальные за особые успехи в своей профессиональной деятельности.

Их можно разделить на несколько видов:

Порядок начисления премий

Премии отличаются размером в зависимости от категории сотрудника. Например, работник цеха может получить премиальные за дополнительные часы работы или большое количество произведенного на фабрике товара, в то время как заведующий отделом получит награду за удачно смоделированный бизнес-план.

Полезность приведенных в пример усилий сотрудников разная, соответственно и размер премий будет существенно варьироваться.

Может быть начислено денежное вознаграждение и сотруднику, который находится в декретном отпуске. Размер такой выплаты также будет отличаться от фиксированной и определяется руководством компании.

Все вышеперечисленные виды объединяет единое обязательство: начисление и выплата денежных вознаграждений невозможна без издания соответствующего приказа. Он обязательно должен быть подписан работником-получателем, а также руководителем компании. Помимо этого, премии, выплачиваемые систематически, закрепляются:

  • в трудовом договоре;
  • в коллективном договоре;
  • в локальных актах.

Также по желанию обеих сторон это может быть оформлено в следующих документах:

  • платежной или расчетно-платежной ведомости;
  • расходном кассовом ордере (по форме № КО-2).

Подделка больничного — уголовная ответственность. По ссылке больше информации.

Как получить декретные вашему мужу? Подробно об этом в нашей статье!

Отображение выдачи премий в бухгалтерских проводках

Существует несколько вариантов того, как списываются премиальные на бухгалтерских счетах. Как именно отражать расходы на балансовых счетах, решают уполномоченные лица данной организации. Надо учитывать, что при различной записи расходов будут использоваться разные источники финансирования премий. Например, они могут быть отражены в проводке, связанной с основной деятельностью организации и расходами на нее:

  • Дебет: 20
  • Сумма премиальных
  • Кредит: 70

Также премиальные можно списать на счет прочих доходов и расходов такой бухгалтерской проводкой:

  • Дебет: 91.2
  • Сумма премиальных
  • Кредит: 70

Третьим вариантом выплаты премиальных является включение их в счет непокрытого убытка организации. В таком случае получается следующая проводка:

  • Дебет: 84
  • Сумма премиальных
  • Кредит: 70

Выплаты годовой премии производят в последний день года – 31 декабря, или в следующем году.

Следует помнить, что со всех доходов сотрудников, куда относят и премии, начисляется подоходный налог.

Выбор счетов, на которых будет отражаться выплата премиальных, зависит от самой организации, поскольку руководство само решает на какой счет им выгоднее списать расходы и какой счет будет источником финансирования.

Журнал хозяйственных операций:

Дебет Кредит Содержание проводки Сумма Документы
44 70 Начислена премия работнику 50 000 Приказ о премировании, ведомость по начислению зарплаты
70 68 Удержан НДФЛ с премиальных 6 500 Ведомость по начислению зарплаты
70 50 Работнику выплачена премия из кассы предприятия 43 500 Расходный кассовый ордер

Ежегодные выплаты, часто именуемые «тринадцатой зарплатой», также имеют несколько вариантов отражения на счетах, в зависимости от источника финансирования.

Списание на расходы по обычным видам деятельности оформляется так:

  • Дебет: (20,23,25)
  • Сумма премиальных
  • Кредит: 70

Проводка будет выглядеть так:

  • Дебет: 44
  • Сумма премирования
  • Кредит: 76

Премиальные, выплачиваемые за счет чистой прибыли могут быть отражены так:

  • Дебет: 84
  • Сумма премирования
  • Кредит: 70

При использовании прибыли текущего года проводка будет выглядеть так:

  • Дебет: 91
  • Сумма премирования
  • Кредит: 70

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно!

Ссылка на основную публикацию