Как написать объяснительную на работе правильно?

Как написать объяснительную на работе правильно?

Как написать объяснительную записку — образцы и примеры + пошаговая инструкция

Здравствуйте! Сегодня поговорим о том, что такое объяснительная записка, как ее написать и приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и т.д.

Содержание

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

  • Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
  • Разъяснение обстоятельств.

Форма объяснительной записки

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, как и составление резюме, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Как написать объяснительную записку

Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.

Правила просты:

  • Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
  • Изложенная информация должна быть достоверна;
  • Всегда пишется от имени сотрудника;
  • Содержит подпись и дату оформления.

Объяснительная записка пишется в свободной форме. Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.

Объяснительная записка на работу

Образец :

Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Пример :

Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.

Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем.

Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.

Объяснительная записка об ошибке в работе

От ошибок в работе не застрахован не один, самый педантичный и внимательный сотрудник. Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу.

Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.

Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.

Обязательные реквизиты для документа:

  • Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
  • Название компании;
  • Заголовок;
  • Непосредственно объяснение;
  • Дата;
  • Подпись.

Главное: не делайте из документа сочинение!

В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.

Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.

Образец :

Из примера видно, что данная объяснительная записка директору составлена грамотно, без излишеств.

Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Должностные обязанности каждого сотрудника зафиксированы в должностной инструкции, один экземпляр которой хранится у работодателя, другой у работника.

Каждый работник должен быть с нею ознакомлен, что подтверждается личной подписью, только потом можно требовать исполнения инструкции.

В объяснительной записке работник излагает свое видение ситуации, а руководитель решает, принять эту точку зрения либо вынести решение о взыскании.

Пример :

Пример объяснительной записки в детский сад

Объяснительную на имя заведующей детского сада родители обычно пишут тогда, когда ребенок пропускает несколько дней по причинам, не связанным с заболеванием.

Образец :

Объяснительная записка классному руководителю

Родителям часто приходится писать подобные записки, так как ситуации, когда школьник пропускает занятия по разным уважительным причинам, нередки.

Объяснительная записка от родителей (либо опекунов) о пропуске занятий является документальным подтверждением уважительной причины отсутствия школьника на уроках.

Пример:

Как таковой формат записки не особо важен для классного руководителя, важно то, что родители знают об отсутствии ребенка на занятиях в определенный день.

Объяснительная записка ребенку в школу

Прилагается классным руководителем для отчета по посещаемости, который составляется каждый месяц.

Объяснительная записка в школу об отсутствии на родительском собрании

Как разъясняют юристы, никто не вправе требовать от родителя подобную объяснительную записку. Присутствие на родительском собрании — дело добровольное и никакими нормативно-правовыми актами не регулируется.

Объяснительная записка в университет

Студенты — народ любящий поспать пару лишних часов, опоздав из-за этого на занятия, а то и вовсе не желающий идти на лекции. Но бывают такие ситуации, когда причины отсутствия — уважительные. Главное, правильно донести это до преподавателей и декана.

Образец :

Приведенные выше образцы и примеры могут потребоваться в разных жизненных ситуациях. Умение оформить такой документ грамотно лишним являться не будет.

Как видно из примеров, серьезных отличий между разными типами записок нет.

Что предписывает закон

Согласно действующему законодательству потребовать от работника объяснительную может только работодатель. Это либо сам руководитель, либо лицо уполномоченное приказом на конкретный срок.

Благодаря объяснительной записке становится возможным выяснение всех обстоятельств, из-за которых был совершен проступок, какова вина непосредственно сотрудника.

В то же время, работник может отказаться писать объяснительную. Особенно если она подтвердит его вину, прямо или косвенно. Ведь никто не обязан свидетельствовать против самого себя, как гласит Уголовный кодекс Российской Федерации.

Но иногда лучше все-таки ее написать, чтобы избежать увольнения с работы либо другого серьезного взыскания.

Если в течение 2 дней сотрудник объяснительную не предоставил, не заявлял об отказе писать объяснительную записку, составляется соответствующий акт, а работник подвергается дисциплинарному наказанию.

Архивные сроки хранения объяснительных записок

Объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, соответственно хранятся вместе с ним 75 лет.

Что хотелось бы сказать в заключение? Как бы ни давил руководитель, прежде чем приступить к написанию служебной записки важно успокоиться и в спокойной обстановке, проанализировав все факты, составлять данный документ.

Написание объяснительной записки позволяет сотруднику изложить свое видение ситуации, не позволяет руководству трактовать все на свое усмотрение и выносить необоснованное взыскание.

Как писать объяснительную на работе

obyasnitelnaya.jpg

Похожие публикации

Сотрудникам различных предприятий иногда приходится оправдываться перед начальством за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение плана и прочие проступки в письменной форме. В таких случаях следует знать, как правильно написать объяснительную на работе, чтобы минимизировать гнев руководства.

Как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали

Объяснительной запиской называют документ, который обычно оформляется сотрудником в свободной форме. Редкая организация разрабатывает готовые шаблоны объяснительной. В ней сотрудник излагает обстоятельства и причины, по которым он нарушил трудовой распорядок или совершил иное действие (бездействие), вызвавшее недовольство руководителя.

До того как написать объяснительную на работе (непосредственно ее текст), документ следует правильно озаглавить. Чтобы дополнительно не раздражать начальство, его не стоит называть ни «пояснительной», ни «разъяснительной», ни как-то еще. В записке работник должен именно объяснить свое поведение и показать готовность к исправлению.

Как написать объяснительную на работе за прогул

Трудовой кодекс довольно суров к тем, кто прогуливает работу. Отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов грозит ему увольнением – по инициативе организации (ст. 81 ТК РФ). Но не следует рассчитывать на лояльность работодателя и при меньших задержках вне рабочего места. Вероятным последствием частых опозданий станет написание объяснительной записки.

Перед тем как писать объяснительную директору или начальнику отдела, следует тщательно продумать ее содержание. На ее составление работнику по закону дается 2 дня (ст. 193 ТК РФ). Руководство следует убедить, что прогул или опоздание произошли либо в связи с внешними обстоятельствами, на которые подчиненный никак не мог повлиять, либо из-за ситуации, когда гражданин не смог поступить иначе. На понимание начальства можно рассчитывать, если нарушитель вовремя не явился на работу по следующим причинам:

  • внезапное недомогание (самого работника или членов его семьи);
  • оказание помощи посторонним людям (например, кому-то из пассажиров в метро стало плохо, и сотрудник оставался с ним до прибытия скорой);
  • тяжелая транспортная ситуация из-за природного катаклизма, совершенного теракта и т.п.;
  • поломка автомобиля или ДТП;
  • задержка авиарейса по вине перевозчика, и иные уважительные основания.

Что написать в объяснительной за прогул, зависит и от того, действительно ли ее автор не мог своевременно прийти на работу, или в том, что случилось есть его вина. В первом случае достаточно четко изложить обстоятельства, а в идеале приложить подтверждающие документы, например, фото автомобильной «пробки» или справку от врача. Но если в этом виноват сам работник (проспал, забыл, не рассчитал), ему следует признать свою оплошность, пообещав, что в будущем она не повторится. Подобный формат объяснительной следует соблюдать и в иных случаях ее оформления.

Читать еще:  порядок и особенности заполнения декларации по земельному налогу

Как написать объяснительную записку, если допущена ошибка

Ошибиться может любой, даже очень ценный и грамотный сотрудник. Поэтому важно знать, как правильно писать объяснительную записку на работе, если это произошло.

Не следует перекладывать всю вину на коллег, а тем более – на неумелое руководство.

Если, действительно, неисполнение трудовых обязанностей произошло в связи с чьим-то действием или бездействием, об этом можно упомянуть в записке, но и собственную оплошность (если она имела место) надо признать. Например, если менеджер не позвонил своевременно клиенту и тем самым сорвал сделку, неправильно в объяснительной ссылаться на то, что о звонке вовремя не напомнили, или писать, что телефон был постоянно занят.

Как правильно писать объяснительную на работе сотруднику, допустившему ошибку, можно узнать из наших примеров ниже. В документе следует указать:

  • на непреднамеренность действий нарушителя;
  • на отсутствие в прошлом нареканий к его работе;
  • на объявленные ранее благодарности и прочие поощрения (если таковые были);
  • на наличие смягчающих обстоятельств (устал, большая нагрузка, ребенок в больнице, только что вернулся с похорон и т.д.).

В заключении нужно выразить сожаление по поводу допущенной ошибки и пообещать ее более не совершать.

Как писать объяснительную на имя директора по жалобе клиента

Работникам, напрямую работающим с людьми, надо хорошо ориентироваться в вопросе, как писать объяснительную записку, если поступила жалоба от клиента. Потому что такие бумаги возможны.

В записке необходимо подробно изложить обстоятельства, ставшие причиной для жалобы. Если конфликт был спровоцирован клиентом, это следует указать, сославшись на коллег-свидетелей, которые могут данные факты подтвердить. Задача автора объяснительной записки – убедить начальство, что он действовал в рамках должностных обязанностей, ни в чем их не нарушил, а поступившая жалоба является следствием либо недоразумения, либо недобросовестных действий клиента.

Когда могут уволить

Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).

Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.

Примеры объяснительных записок

Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.

Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:

  • на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
  • кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).

Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • его основная часть (непосредственно объяснения работника);
  • дата составления записки;
  • подпись ее автора (с последующей расшифровкой).

Шаблон объяснительной можно посмотреть ниже.

Как написать объяснительную записку: образец, виды и формы объяснительных

Зачем нужна объяснительная записка, образец которой представлен в статье? Сегодня поговорим о том, как правильно написать объяснительную записку, приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и так далее.

Зачем нужна объяснительная записка

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

  • различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
  • различные нарушения трудовой дисциплины;
  • нарушение производственной дисциплины;
  • разнообразные дисциплинарные правонарушения;
  • проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Юридическое значение объяснительных записок

Статья №193 Трудового Кодекса (ТК) РФ обязывает руководителя перед принятием решения о степени виновности и мере наказания работника получить его письменные объяснения, которые непременно должны учитываться в процессе служебного расследования.

Объяснительная записка наделена большим юридическим значением, ведь она позволяет:

  • объективно и всесторонне оценить ситуацию;
  • выявить виновных в происшествии;
  • принять меры по предупреждению подобной ситуации в будущем;
  • исключить дальнейшие трудовые споры, основанные на искажении фактов;
  • справедливо наказать (или отменить наказание) виновного.

Для предоставления руководителю юридически ценного документа необходимо соблюдать все правила и нормы при его оформлении. Доказательной силы с юридической точки зрения записка не имеет и носит информационный характер.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

  • Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
  • Разъяснение обстоятельств.

Форма объяснительной записки

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов.

К ним относится:

  • наименование организации, структурного подразделения;
  • адресат, зачастую руководитель организации;
  • адресант, то есть непосредственный нарушитель;
  • наименование вида документа;
  • регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
  • текст документа;
  • дата написания;
  • подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Что будет в случае отказа сотрудника писать объяснительную

Подчиненный правомочен отказаться от предоставления объяснений, причем наказания и ДВ за это не предусматривается. Руководство не вправе принуждать и заставлять подчиненного оформлять записку. Однако подобное сопротивление не освобождает служащего от ответственности за «необъясненное» нарушение.

В подобном случае руководителем составляется акт об отказе сотрудника предоставить письменные объяснения, подписанный двумя свидетелями.

Итак, запросить объяснительную записку – обязанность руководителя, написать или отказаться от ее составления – право работника. Отказ никоим образом не может расцениваться в качестве дисциплинарного проступка или нарушения ТК.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Отказаться от составления документа можно, но не совсем разумно. Спрятав «голову в песок» проблемы не решить, и велика вероятность усугубления ситуации.

Гордое молчание в этом случае может быть расценено так, как будто проступок работником совершен намеренно и умышленно по причине строптивого характера. Объяснения с приложенными доказательствами невиновности или уважительных причин помогут сгладить ситуацию и избежать взысканий.

Если отношения натянуты до предела и разгорелся конфликт, обеим сторонам рекомендуется обезопасить свою позицию. Работодателю составлением письменного запроса объяснений, подчиненному – их предоставлением в положенный срок, желательно завизировать или зарегистрировать второй экземпляр и оставить себе.

Акт об отказе

В ситуации, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения, составляется акт на основании данного факта. Правильное оформление этого документа определяет степень его юридической значимости.

При оформлении акта используется специальная форма, принятая предприятием или установленная требованиями ГОСТа.

Обязательными к указанию являются определенные реквизиты:

  1. Название организации.
  2. Правильный заголовок (вид и наименование документа).
  3. Дата и место составления.
  4. Регистрационный номер документа.
  5. Подписи руководителя, двух членов комиссии, составляющей акт.
  6. Гриф утверждения (лишь при необходимости).

В документе обязательно указывается нарушение, которое отказался объяснять работник и причины отказа. Не желавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под роспись.

Читать еще:  Как правильно заверить копию трудовой книжки работающего сотрудника?

У сотрудника есть два рабочих дня на предоставление записки, и только по их истечении может быть составлен акт об отказе от объяснений.

Объяснительная записка не является смертным приговором и неоспоримым доказательством вины. При ее написании стоит призвать на помощь всевозможный дар убеждения в своей правоте или раскаянии, и скорее всего «грозовые тучи» над рабочим местом благополучно развеются, чего и остается всем пожелать.

Где может пригодиться

Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления, для этого нужно соблюдать несколько правил:

  • не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
  • не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
  • не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
  • не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Объяснительная в школу

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

Объяснительная в институт

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

Объяснительная на работу

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

Объяснительная записка (образец) об ошибке в работе

А теперь рассмотрим случай, когда с оправданиями намного тяжелее. Порфирий Жучков перед уходом домой забыл выключить свет в конторе. В итоге лампочка перегорела.

Форма такого типа документа — аналогичная, за исключением приложений. А вот по третьему пункту дадим некоторые пояснения:

  1. Жучков должен изложить суть своей ошибки и ее причины.
  2. Рекомендуется упомянуть и последствия. Так руководитель увидит, что сотрудник трезво оценивает ситуацию.
  3. Ошибку следует признать и не перекладывать вину на других. А вот объективные обстоятельства, если таковые имеются, привести можно.
  4. В завершении хорошо отметить, что подобное больше не повторится.

Объяснительная в полицию

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

  • Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
  • Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
  • Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Объяснительная в налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу, это может произойти в случаях:

  • несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
  • выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
  • расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

Как правильно написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это внутренний документ организации, который объясняет определенные действия или происшествия.

Форма

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить. Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника.

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов:

  1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
  2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления, для этого нужно соблюдать несколько правил:

  • не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
  • не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
  • не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
  • не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Правила составления

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам:

  1. В первую очередь заполняется шапка документа, которая располагается в верхнем углу с правой стороны листа. В ней указывается информация о том, кому предназначена записка, пишется должность, наименование организации и фамилия с инициалами. Ниже пишется информация о том, кто является автором документа, также указывается должность и фамилия с инициалами.
  2. Далее в новой строке в центре листа пишется наименование документа, например, «Объяснительная записка».
  3. С красной строки пишется основная часть, в которой описывается нарушение, рассказывается причина, по которой оно было совершенно. Также в данной части следует указать, какое наказание предназначается, например материальный ущерб или проведение профилактической беседы. Кроме этого, в конце можно принести извинения и обещание того, что больше подобного не повторится.
  4. Ниже, слева, указывается дата составления документа.
  5. Справа, напротив, подпись провинившегося с расшифровкой.

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки.

Составляться объяснительная записка может по разным причинам, чаще всего это:

  • отсутствие на рабочем месте;
  • совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
  • невыполнение рабочего плана;
  • в налоговую службу;
  • от кассира;
  • в детский сад;
  • в университет;
  • классному руководителю в школе;
  • отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом. В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам:

  • проблем со здоровьем;
  • ухода за одним из членов семьи;
  • экстренного ремонта;
  • автомобильной аварии;
  • ненадлежащих погодных условий;
  • временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Как пишется объяснительная записка по факту выявленных нарушений при проведении проверок

Как правило, при совершении работником дисциплинарного проступка или нарушении трудовых обязанностей начинается служебное расследование по выявленному факту. В первую очередь запрашивают объяснения у работника.

p, blockquote 2,0,0,0,0 –>

Документ, в котором он объясняет причину и суть произошедшего, называется объяснительной запиской. Как правильно оформляется и пишется объяснительная по факту выявленных нарушений разберёмся в данной статье.

Что это за документ

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.

p, blockquote 4,0,0,0,0 –>

p, blockquote 5,0,0,0,0 –>

На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.

p, blockquote 6,0,0,0,0 –>

В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.

adsp-pro-1 –> p, blockquote 7,0,0,0,0 –>

Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.

Читать еще:  Приватизация служебного жилья: условия, порядок действий

p, blockquote 8,0,0,0,0 –>

Происходит это в следующих случаях:

  • работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
  • при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.

h2 2,0,0,0,0 –>

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

p, blockquote 10,0,0,0,0 –>

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

p, blockquote 12,0,0,0,0 –>

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

adsp-pro-6 –> p, blockquote 13,0,1,0,0 –>

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Кто, кому и в какой срок её пишет

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

p, blockquote 16,0,0,0,0 –>

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

p, blockquote 17,0,0,0,0 –>

p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

p, blockquote 19,0,0,0,0 –>

Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.

p, blockquote 20,0,0,0,0 –>

Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.

p, blockquote 21,0,0,0,0 –>

Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).

На основании чего она пишется

Служебная записка пишется в двух случаях:

  • письменный запрос работодателя;
  • устное распоряжение руководителя.

p, blockquote 23,0,0,0,0 –>

Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.

p, blockquote 24,0,0,0,0 –>

p, blockquote 25,0,0,0,0 –>

Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.

p, blockquote 26,0,0,0,0 –>

В каких случаях это происходит

Объяснительная записка пишется в любых случаях, когда работодатель считает нужным запросить у сотрудника объяснения по тому или иному поводу.

p, blockquote 28,0,0,0,0 –>

Самые распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной по факту выявленных нарушений:

  • опоздание на работу;
  • уход с рабочего места раньше положенного срока;
  • прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
  • появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
  • нецензурные выражения в адрес других сотрудников или клиентов компании;
  • ошибки, совершенные при выполнении должностных обязанностей;
  • систематическое нарушение должностной инструкции.

p, blockquote 29,0,0,0,0 –>

Этот список является далеко не исчерпывающим.

Порядок передачи

Порядок написания объяснительной записки и передача ее для рассмотрения включает следующие этапы:

  1. Получение работником требования о даче объяснений по тому или иному поводу.
  2. Написание письменных объяснений в течение 2 дней.
  3. Передача объяснительной в приемную руководителя или непосредственно комиссии, проводящей расследование.
  4. Рассмотрение всех фактов, изложенных в документе.
  5. Принятие решения о наказании.

p, blockquote 31,0,0,0,0 –>

Инстанции, которые проходит служебная записка в делопроизводстве организации практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы написанные сотрудниками (заявления, докладные и служебные записки).

Общие правила оформления

Объяснительные записки оформляются по тем же правилам делопроизводства, что и остальные документы.

Что должна содержать

Объяснительная записка должна содержать следующие данные:

  • ФИО и должность руководителя, на имя которого она пишется;
  • ФИО и должность работника, который ее составил;
  • наименование документа, в данном случае оптимально — «объяснительная записка»;
  • текст записки. Он должен как можно более подробно содержать все детали совершенного нарушения;
  • дата составления;
  • подпись работника, ее составившего.

Как оформить

В законодательстве нет указаний, как должна быть составлена объяснительная, поэтому при ее оформлении руководствуются основными правилами составления документов:

  • записка может быть составлена в письменном виде или напечатана на ПК;
  • она должна содержать «шапку», в которой указываются данные работников, кому она предназначена, и кто ее написал соответственно;
  • в конце должна стоять дата составления и личная подпись работника, который писал объяснительную.
  • если записка пишется от руки, то она должна быть написана ручкой синего или черного цвета, нельзя использовать карандаш или цветные чернила.
  • почерк должен быть разборчивым, так, чтобы можно было с легкостью прочитать написанный текст.

adsp-pro-2 –> p, blockquote 35,0,0,0,0 –>

Это правила, которые сложились в делопроизводстве при оформлении документов, но поскольку объяснительная записка – документ, часто запрашиваемый в конфликтной ситуации, то можно ожидать, что работник позволит себе пренебречь правилами оформления.

p, blockquote 36,0,0,0,0 –>

p, blockquote 37,0,0,0,0 –>

Если они незначительны, то работодателю лучше не обращать на них внимания и принять объяснительную, особенно если работник зарегистрировал ее у секретаря.

p, blockquote 38,0,0,0,0 –>

Пример оформления

от главного бухгалтера

По факту моего отсутствия на рабочем месте вчера, 12.02.2019 поясняю. В этот день у меня было сильно повышено давление, по поводу которого я обращалась в медицинское учреждение, что подтверждается приложенной справкой.

Возможные примеры и образцы текста как написать объяснительную записку

Начальнику об ошибках в работе

При заполнении приходного кассового ордера я допустила следующие ошибки:

  1. Неправильно проставила дату.
  2. Неправильно указала принятую денежную сумму.

Причина произошедшего в том, что меня отвлекли работники компании, находящие в помещении кассы для получения заработной платы.

О неисполнении трудовых обязанностей

Мною не было выполнено распоряжение главного бухгалтера о расчете отпускных И.А. Петрову по причине того, что данная работа не входит в мои должностные обязанности, что подтверждается приложенной должностной инструкцией.

По факту выявленных нарушений

По факту выявленных излишков при инвентаризации кассы могу дать следующие пояснения: по причине отсутствия разменных купюр для выдачи сдачи, мною были положены в кассу собственные средства в сумме 900 (девятьсот) рублей.

За опоздание

По факту моего опоздания сегодня, 13.02.2019 года могу пояснить – опоздание произошло в результате поломки троллейбуса, на котором я следовала на работу.

Советы эксперта для сотрудников: как правильно написать объяснительную записку, чтобы не наказали

Для того чтобы с помощью объяснительной попытаться смягчить наказание необходимо придерживаться следующих правил:

  • не отказываться от дачи письменных объяснений – их отсутствие не может служить основанием для запрета наказать работника;
  • излагать события и факты как можно подробнее, но при этом в тексте должны быть приведены только достоверные сведения;
  • если есть дополнительные оправдательные документы, то их можно приложить к объяснительной.

p, blockquote 45,0,0,0,0 –>

Тем не менее, решение о наложении взыскания и его вид будет приниматься работодателем, и будет зависеть от тяжести совершенного проступка.

Резюме

Объяснительная записка — это документ, которые содержит письменные объяснения работника по факту совершенных им нарушений.

p, blockquote 47,0,0,0,0 –>

Ее написанию предшествует запрос о даче объяснений, после которых она должна быть предоставлена работодателю в течение 2 дней.

p, blockquote 48,0,0,0,0 –>

Составляется она в свободной форме.

p, blockquote 49,0,0,0,0 –>

Какие прощальные слова коллегам при увольнении с работы можно разослать по электронной почте, а какие лучше сказать лично.

p, blockquote 50,0,0,0,0 –>

Получить коды статистики можно и в режиме онлайн на официальном сайте РОССТАТ.

p, blockquote 51,0,0,0,0 –>

Что такое диверсификация https://delat-delo.ru/spravochnik/terminy/diversifikatsiya.html и чем она полезна при построении бизнеса.

p, blockquote 52,0,0,0,0 –>

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 54,0,0,0,0 –>

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать – ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 55,0,0,0,1 –>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей – ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector